Zuverlässige Volunteers – Zugpferd jeder Veranstaltung!

Seit Jahresbeginn verfügt Swiss Olympic Volunteer über ein Tool, mit dem Veranstalter die Zuverlässigkeit der Volunteers abbilden können. Damit soll die Qualität des Programmes verbessert und die Zufriedenheit der Veranstalter gesteigert werden. An den 83. Internationalen Lauberhornrennen hat sich das neue Tool ein erstes Mal in der Praxis bewährt.

Sobald sich eine Person für eine Veranstaltung anmeldet, kann der Veranstalter auf Informationen zu dieser Person zugreifen. Seit Januar 2013 erscheint im Profil ein Kreisdiagramm, in dem geleistete Einsätze sowie entschuldigte und unentschuldigte Absenzen festgehalten sind. Dieses Diagramm gibt dem Veranstalter Auskunft über die Zuverlässigkeit eines Volunteers.

So funktioniert das Tool

Grundsätzlich  gehen Swiss Olympic Volunteer und der Veranstalter davon aus, dass der Volunteer seinem Aufgebot nachkommt. Dies wird im System automatisch als geleisteter Einsatz hinterlegt. Ab sofort kann der Veranstalter jedoch das Fernbleiben eines Volunteers als entschuldigt oder unentschuldigt erfassen und entsprechend abbuchen. Als unentschuldigt gilt das grundlose Nichterscheinen und Verlassen des Einsatzortes. Abmeldungen, die weniger als 120 Stunden (oder fünf Tage) vor dem geplanten Einsatz bekannt gegeben werden, gelten als entschuldigt. Kann der Volunteer sein Fernbleiben ärztlich oder amtlich bestätigen, so fliesst seine Abwesenheit nicht in die Bewertung ein.

Ein Beispiel: Hans Muster hat sich für drei Veranstaltungen angemeldet. Leider konnte er an zwei Veranstaltungen nicht teilnehmen, hat es jedoch versäumt, die beiden Veranstalter vor seinem eigentlichen Einsatzbeginn entsprechend zu informieren. In seinem Profil sieht dies folgendermassen aus:

Entschuldigte Absenzen werden im Kuchendiagramm gelb dargestellt. Ein Beispiel: Fred Mustermann hat sich für drei Veranstaltungen angemeldet. Leider konnte er an zwei Veranstaltungen nicht teilnehmen. Einem Veranstalter hat er seine Abwesenheit angekündigt, den anderen hat er nicht rechtzeitig informiert. In seinem Profil sieht dies folgendermassen aus:

Kurzfristige Abmeldungen generieren grossen Zusatzaufwand

Mit dieser Massnahme will Swiss Olympic Volunteer bei den Volunteers mehr Pflichtbewusstsein wecken und sie auf die Bedeutung ihrer Anmeldung für einen Einsatz aufmerksam machen. Schliesslich ist der Veranstalter darauf angewiesen, auf die angemeldeten Personen zählen zu können. Kurzfristige Abmeldungen stellen ihn vor massive organisatorische und logistische Probleme. Im Extremfall muss die Veranstaltung abgesagt werden, wenn zu wenig Volunteers vor Ort sind und dadurch etwa die Sicherheit von Athleten und Zuschauern nicht mehr gewährleistet werden kann.

Neben dem Sammeln von Volunteer Points für die Auszeichnung als Volunteer des Jahres kann ein Volunteer nun auch eine gute Visitenkarte in seinem Profil hinterlassen. Swiss Olympic Volunteer hofft, dass das neue Auswertungssystem ein weiterer Ansporn für die vielen pflichtbewussten Freiwilligen ist.

An den 83. Internationalen Lauberhornrennen in Wengen hat man mit dem neuen System bereits positive erste Erfahrungen gemacht. «Leider musste ich in der Vergangenheit immer wieder erfahren, dass sich Volunteers unbegründet von ihrem Einsatz abmelden oder nicht erscheinen, obschon sie rechtzeitig aufgeboten wurden», sagt Roland Hirschi,
Personalverantwortlicher der Volunteers an den Internationalen Lauberhornrennen. «Mit dem neuen Tool können wir nun die Zuverlässigkeit eines Volunteers anzeigen.» Damit werde auch der zuverlässige und pflichtbewusste Volunteer geschützt, der seinen Verpflichtungen  nachkomme. «Ich finde das Tool genial», so Hirschi.


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