Conditions générales

Les présentes conditions générales (CG) s’appliquent à toutes les prestations proposées par Swiss Volunteers. En sollicitant les prestations de Swiss Volunteers, l’organisateur de manifestations accepte les conditions telles que décrites ci-après dans leur intégralité.

I.   Objet

1.1

Le nom «Swiss Volunteers» désigne une association au sens des articles 60 ss CC. L’association a son siège à Ittigen (BE).

1.2

L’association Swiss Volunteers, dénommée ci-après Swiss Volunteers, est propriétaire de la plateforme en ligne «Swiss Volunteers» et octroie à des organisateurs de manifestations le droit d’utiliser la gestion de bénévoles sur cette plateforme pour la durée contractuelle convenue (cf. point 3.1), et de bénéficier du savoir-faire et du support de Swiss Volunteers moyennant l’acceptation des présentes CG et la commande payante d’une manifestation par un organisateur majeur. Swiss Volunteers peut demander à l’organisateur de manifestations qui utilise différentes prestations de réitérer son acceptation des CG en cliquant sur un champ de confirmation correspondant.

1.3

En acceptant les présentes CG, l’organisateur de manifestations accepte les parties intégrantes et contraignantes du contrat ci-après:

• Principes et conditions d’utilisation Swiss Volunteers
• Dispositions relatives à la protection des données Swiss Volunteers
• Directives en matière de corporate design

1.4

En cas de contradiction entre les différents éléments du contrat, les termes des présentes CG prévalent.

1.5

Swiss Volunteers se réserve le droit de modifier les présentes CG. Les changements ou ajouts ultérieurs aux présentes CG deviennent partie intégrante du contrat si le client ne les conteste pas dans les 30 jours suivant sa prise de connaissance.

1.6

Pour des questions de lisibilité, seule la forme masculine est utilisée dans ce document pour désigner les deux sexes.

II.   Prestations

2.1

Après la commande payante et le règlement d’une manifestation sur la plateforme «Swiss Volunteers», l’organisateur et la manifestation sont activés sur la plateforme de gestion des bénévoles et intégrés dans la communication de Swiss Volunteers (newsletter, site Internet, réseaux sociaux, etc.).

2.2

En créant une manifestation, l’organisateur reçoit un compte administrateur qui lui permet d’accéder à la plateforme «Swiss Volunteers». L’administrateur de l’organisation de manifestations (admin OM/responsable des données de l’organisation et des manifestations) doit être majeur et peut octroyer à d’autres personnes une autorisation pour la manifestation enregistrée et ce en tant qu’autre admin OM ou en tant que simple administrateur de la manifestation (droit d’accès limité aux données de la manifestation, pas aux données de l’organisation). La responsabilité des autorisations octroyées à d’autres personnes incombe exclusivement à l’admin OM par rapport à l’utilisation correcte de la plateforme «Swiss Volunteers».

2.3

Swiss Volunteers propose à l’organisateur de manifestations l’option SMS qui lui permet de prendre directement contact avec les bénévoles de la manifestation par SMS via la plateforme «Swiss Volunteers». Cette option peut être choisie lors de la création de la manifestation et lors de la commande payante de celle-ci. Dans un premier temps, l’organisateur paie des frais d’utilisation de base, les coûts variables des SMS envoyés lui seront facturés après la clôture de la manifestation.

2.4

La formation et l’encadrement en rapport avec l’utilisation de la plateforme «Swiss Volunteers» d’une durée supérieure à quatre heures (dispensées en interne par Swiss Volunteers) peuvent être choisis comme option et sont réglés en dehors des présentes CG. 

2.5

A la demande de l’organisateur de manifestations, un service de piquet payant, avec un temps de réaction garanti, peut être convenu. Ce type de service doit être commandé à temps (au moins trois mois à l’avance) et est réglé en dehors des présentes CG.

2.6

Tout type de dépenses en rapport avec des modifications ou des adaptations de la configuration existante, la programmation de nouvelles fonctions ou l’utilisation d’autres applications logicielles, doit faire l’objet d’un règlement distinct.

2.7

Les questions et les messages de dysfonctionnement peuvent être adressés du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 à l’adresse . Les week-ends et les jours fériés légaux, le service de support ne traite pas les messages.

III.   Conclusion du contrat

3.1

Le contrat entre Swiss Volunteers et l’organisateur de manifestations entre en vigueur dès la commande payante d’une manifestation et prend automatiquement fin trois mois après le dernier engagement de bénévoles. Après la cessation du contrat, l’organisateur de manifestations peut uniquement consulter la manifestation mais plus la gérer.

3.2

En cas d’utilisation de la plateforme «Swiss Volunteers» contraire aux obligations, aux conditions d’utilisation et aux dispositions relatives à la protection des données, Swiss Volunteers peut mettre fin au contrat avec effet immédiat et bloquer tout accès à la plateforme «Swiss Volunteers». 

IV.   Droits et obligations de l’organisateur de manifestations

4.1

En commandant une manifestation sur la plateforme «Swiss Volunteers», l’organisateur s’engage à payer des frais d’utilisation (voir Frais d’utilisation). Le montant de ces frais peut être revu à la baisse si l’organisateur met des mesures de communication en œuvre au profit de Swiss Volunteers. Swiss Volunteers octroie cette réduction de prix uniquement aux organisateurs de manifestations qui ne contestent pas l’exclusivité de branche du principal partenaire de Swiss Volunteers ou ont donné leur consentement écrit à ce sujet. 

4.2

L’organisateur de manifestations doit prouver la réalisation des prestations de communication convenues qui lui ont donné droit à une réduction de prix (voir frais d’utilisation) au plus tard deux semaines après la clôture de la manifestation en les téléchargeant sur la plateforme «Swiss Volunteers».

4.3

Les frais de livraison du matériel publicitaire convenu incombent à Swiss Volunteers, sauf si l’organisateur peut récupérer le matériel directement au secrétariat de Swiss Volunteers. Le transport de retour est toutefois à la charge de l’organisateur de manifestations. Swiss Volunteers facturera toute dégradation ou perte de matériel publicitaire à l’organisateur.

4.4

L’organisateur de manifestations met à disposition de Swiss Volunteers ou de son partenaire principal quatre (4) billets Hospitality dans la meilleure catégorie à 50 % du prix de vente officiel, dans la mesure où le partenaire principal en fait la demande.

4.5

L’utilisation des données personnelles des bénévoles de la manifestation est régie dans les conditions d’utilisation et les dispositions relatives à la protection des données de Swiss Volunteers.

4.6

L’organisateur de manifestations s’engage à inscrire tous les bénévoles de sa manifestation via Swiss Volunteers avec leurs données correctes (adresse e-mail, nom, prénom, adresse, etc.) et à effectuer toute la gestion via la plateforme en ligne Swiss Volunteers. Si l’organisateur de manifestations saisit volontairement des données erronées, Swiss Volunteers lui facturera séparément le travail de correction des données. Cette règlementation ne s’applique pas aux bénévoles de groupes qui sont gérés par un responsable de groupe (par ex. clubs, service civil, etc.).

4.7

L’organisateur de manifestations s’engage à enregistrer toutes les tâches et tous les engagements des bénévoles sur la plateforme «Swiss Volunteers» et à les attribuer aux différents bénévoles. Il s’engage par ailleurs à vérifier tous les engagements de bénévoles et à les confirmer sur la plateforme «Swiss Volunteers» au plus tard deux semaines après la clôture de la manifestation.

4.8

Les personnes qui travaillent comme employés ou mandataires sous contrat pour l’organisateur de manifestations (personnes qui reçoivent un dédommagement financier direct et sont liées à l’organisateur par contrat) ne sont pas autorisées à se faire créditer des heures de bénévolat. Il est toutefois possible d’enregistrer les heures effectuées dans le système.

4.9

L’organisateur de manifestations se prémunit à ses frais, dans la mesure du raisonnable, contre toute utilisation non autorisée par un tiers des droits conférés par ce contrat.

4.10

En chargeant le logo de sa manifestation sur la plateforme «Swiss Volunteers», l’organisateur accepte que Swiss Volunteers utilise le logo et la description typographique de la manifestation dans toutes ses activités de communication.

4.11

Swiss Volunteers octroie à l’organisateur de manifestations le droit d’utiliser les logos et les marques de Swiss Volunteers pendant la durée du contrat. L’utilisation d’autres logos et marques est soumise au consentement écrit préalable de Swiss Volunteers.

4.12

L’organisateur de manifestations s’engage à utiliser les logos conformément aux directives de corporate design de Swiss Volunteers. Il n’est pas autorisé à adapter les logos et les marques. En cas de modifications des logos après la conclusion du contrat, Swiss Volunteers s’engage à fournir les nouveaux logos à l’organisateur de manifestations.

4.13

La mise en œuvre de toutes les mesures de marketing, en application des droits d’utilisation octroyés en vertu du présent contrat, se fait au nom de l’organisateur de manifestations et sous sa seule responsabilité. Ce dernier est notamment responsable du respect des directives publicitaires et des prescriptions du droit de la concurrence déloyale (LCD).

4.14

Toutes les mesures de marketing (voir points 4.1 et 4.2) choisies par l’organisateur de manifestations sur la plateforme «Swiss Volunteers» devant être validées doivent être présentées à Swiss Volunteers pour validation avant leur production ou leur publication dans le délai imparti sur la plateforme «Swiss Volunteers». L’organisateur de manifestations ne peut produire ni publier aucun matériel publicitaire ou de RP soumis à un droit d’utilisation sans l’autorisation préalable de Swiss Volunteers. Les mesures de marketing qui peuvent être sélectionnées sur la plateforme Swiss Volunteers et ne doivent pas être validées ne sont pas concernées. Swiss Volunteers peut refuser des mesures publicitaires si elles sont contraires aux intérêts du bénévolat. Tout refus doit être justifié. Swiss Volunteers n’assume pas les coûts encourus par l’organisateur de manifestations à la suite du refus d’une mesure de marketing concrète.

4.15

Les mesures de communication s’inscrivent dans un processus dynamique et peuvent être adaptées périodiquement par Swiss Volunteers. L’organisateur de manifestations garantit la qualité supérieure de toutes les mesures de communication. Swiss Volunteers procède à des contrôles aléatoires sur place pendant la manifestation pour vérifier la mise en œuvre des mesures.

V.   Frais d’utilisation

5.1

Le calcul du prix comprend les composantes suivantes:

prix de base pour l’utilisation de la plateforme «Swiss Volunteers»
+   prix pour le nombre de bénévoles prévus
./.  réduction de prix pour les mesures de communication + options
=   total du prix à payer

Tous les prix s’entendent hors TVA.

5.2    

Le montant total correspond à un décompte provisoire. Dès que la manifestation est clôturée, une facture finals est établie. Cette dernière tient compte du nombre effectif de bénévoles gérés, des mesures de communication mises en œuvre (voir réduction de prix, point 4.2) et, si l’option SMS a été choisie, du nombre de SMS envoyés. 

5.3

Les structures tarifaires sont disponibles sur la plateforme «Swiss Volunteers» au moment de la création de la manifestation.

5.4

Des modifications des mesures de communication définies peuvent influer sur le montant dû, et les mesures de communication qui n’ont pas été réalisées seront facturées par Swiss Volunteers avec la facture finale.

5.5

Si l’organisateur met en œuvre des mesures de communication supplémentaires en faveur de Swiss Volunteers qui ne sont pas régies par le présent contrat, ces dernières sont considérées comme un soutien à l’association Swiss Volunteers et n’influent pas sur le montant dû.

VI.   Procédure de paiement /bouton «Click to accept»

6.1

Une fois la commande payante effectuée, le système propose un aperçu des composantes choisies avec la structure tarifaire et le montant total à payer (voir Droits et obligations de l’organisateur de manifestations).

6.2

«Click to accept» signifie que l’organisateur de manifestations doit activement confirmer par un clic de souris qu’il a lu et accepte les CG avant de procéder à l’achat.

6.3

L’organisateur peut payer sur facture ou par carte de crédit. Le paiement se fait par carte de crédit via une connexion sécurisée et un "service de paiement" professionnel. Les données personnelles et les données de cartes de crédit ne sont en aucun cas enregistrées. "Swiss Volunteers" n’est qu’un «intermédiaire» entre la plateforme «Swiss Volunteers» et le "service de paiement". Le titulaire de la carte de crédit interagit directement avec le service de paiement.

6.4

Pour les cartes de crédit, les dispositions relatives à la protection des données sont respectées.

6.5

Pour le paiement sur facture, l’organisateur peut visualiser et télécharger la facture directement dans le portail. Le règlement doit être effectué dans les 30 jours suivant la commande payante.

6.6

Pour les manifestations réunissant plus de 1000 bénévoles, le système invite l’organisateur à prendre directement contact avec Swiss Volunteers pour le processus de commande et de paiement.

6.7

Une fois le paiement clôturé, le compte de l’organisateur est activé et il peut accéder à la plateforme «Swiss Volunteers». Dans le cas d’un paiement sur facture, l’enregistrement du versement dans le système et l’activation de la manifestation peuvent prendre jusqu’à dix jours ouvrés.

VII.   Garantie

7.1

Dans la mesure de ses ressources d’exploitation et des exigences prévisibles, Swiss Volunteers fournit des prestations de façon diligente et professionnelle, sauf si elle en est empêchée en raison de circonstances qui ne lui sont pas imputables.

7.2

L’organisateur de manifestations est informé que Swiss Volunteers fournit ses prestations via Internet ou en utilisant des réseaux de communication. Des dysfonctionnements techniques, des pannes, des perturbations ou interruptions des réseaux de communication, des défaillances des infrastructures informatiques, des lignes du helpdesk ou d’autres parties de l’infrastructure nécessaires à la fourniture de prestations de Swiss Volunteers peuvent être à l’origine de limitations ou d’interruptions de cette fourniture de prestations. Swiss Volunteers ne peut dès lors pas garantir la disponibilité continue de ses prestations ni l’absence d’erreur.

VIII.   Exclusion de responsabilité

8.1

Swiss Volunteers décline toute responsabilité en cas de dommages corporels ou matériels dus à l’utilisation de la plateforme «Swiss Volunteers». Ces derniers ne peuvent faire l’objet d’aucune poursuite judiciaire.

IX.   Dispositions finales

9.1

Les droits et obligations régis par les présentes CG ne sont pas transmissibles.

9.2

Si certaines clauses du présent contrat venaient à être partiellement ou totalement invalidées, la validité des autres clauses n’en serait pas affectée. Les clauses nulles doivent être remplacées par des clauses juridiquement acceptables reflétant au mieux les intentions et le but commercial des clauses non valides. Cette règle s’applique par analogie aux lacunes du contrat.

9.3

Chaque partie peut résilier le présent contrat avec effet immédiat pour de justes motifs. Un juste motif peut être invoqué dans les cas suivants:

- l’autre partie viole le présent contrat et ne remplit pas ses obligations contractuelles dans un délai de 15 jours malgré un avertissement écrit assorti d’une menace de résiliation;

- l’autre partie opte pour la liquidation ordinaire;

- l’autre partie introduit elle-même une demande d’ouverture de faillite, de sursis concordataire ou d’ajournement de faillite ou si une telle requête est introduite à son encontre.

En cas de résiliation anticipée, un remboursement des prestations déjà effectuées par les deux parties est exclu.

9.4

En cas de litiges, les parties s’efforcent de parvenir à un accord amiable avant d’en appeler au juge. Les parties conviennent que le tribunal de Berne est seul compétent pour tous les litiges en rapport avec les présentes CG. Le droit suisse s’applique.

Ittigen, le 1er septembre 2021

I. Principes de Swiss Volunteers

Le nom «Swiss Volunteers» désigne une association au sens des articles 60 ss CC.

Swiss Volunteers est une organisation nationale à but non lucratif qui valorise le bénévolat, promeut les échanges sociaux entre les bénévoles et permet de tisser des liens dans le cadre d’une activité utile. Le bénévolat apporte une contribution sociale à la communauté et à l’environnement. Exercé gratuitement et sur une période déterminée, il complète et enrichit le travail rémunéré, mais ne lui fait pas concurrence.

Swiss Volunteers soutient les organisateurs de manifestations dans l’engagement de bénévoles, promeut durablement le bénévolat et sensibilise l’opinion publique quant à l’importance de celui-ci.

L’association ne poursuit ni but commercial, ni but lucratif, et est neutre sur les plans politique et confessionnel. La plateforme en ligne de Swiss Volunteers permet un échange entre des organisateurs de manifestations et des personnes souhaitant s’engager bénévolement pour le sport et la culture (bénévoles).

II. Exclusion de responsabilité

Les bénévoles participent aux manifestations sous leur propre responsabilité et à leurs propres risques. Swiss Volunteers décline toute responsabilité en cas de dommages corporels ou matériels qui ne peuvent d’ailleurs faire l’objet d’aucune poursuite judiciaire. En s’inscrivant à une manifestation, les bénévoles acceptent les présentes conditions et renoncent à toute action en responsabilité contre Swiss Volunteers, dans la mesure où la loi l’autorise.

III. Contenus et offres de Swiss Volunteers

§ 1 Champ d’application

Swiss Volunteers est uniquement responsable des contenus qu’elle élabore, qu’elle publie et qu’elle diffuse via sa plateforme. Les conditions d’utilisation s’appliquent donc aux contenus des sites Internet www.swissvolunteers.ch et go.swissvolunteers.ch ainsi qu’à tous les services appartenant à ce domaine (newsletter, etc.). Swiss Volunteers ne peut être tenue responsable des contenus publiés par les utilisateurs de la plateforme.

§ 2 Droit d’auteur

Les contenus de l’offre en ligne de Swiss Volunteers sont protégés par le droit d’auteur. Lesdits contenus ne peuvent être modifiés, transmis ou republiés à des fins commerciales sans l’accord de Swiss Volunteers. Le matériel mis à disposition en ligne doit être utilisé uniquement à des fins non commerciales et rédactionnelles, dans le but de faire connaître les activités de Swiss Volunteers. Swiss Volunteers doit donner son accord avant toute publication.

§ 3 Exclusion de responsabilité

À des fins informatives, Swiss Volunteers peut diriger l’utilisateur vers le contenu de sites Internet de tiers à l’aide de liens ou d’outils. Swiss Volunteers décline toute responsabilité quant au contenu, à l’exactitude, à la légalité et au fonctionnement desdits sites Internet. La consultation de sites via des liens s’effectue aux risques et périls de l’utilisateur.

IV. Conditions d’utilisation

§ 1 Utilisation 

L’utilisation de la plateforme de Swiss Volunteers est gratuite pour les bénévoles. Swiss Volunteers s’efforce d’assurer un fonctionnement sécurisé et correct de la plateforme. L’utilisateur s’en sert toutefois à ses propres risques. Le matériel visuel et audio de Swiss Volunteers peut être utilisé uniquement à des fins rédactionnelles et au sens où l’entendent Swiss Volunteers, l’organisateur de manifestations ainsi que les sponsors.

§ 2 Participation

Pour participer activement et utiliser la plateforme, il est nécessaire de procéder à un enregistrement gratuit. En s’enregistrant, les bénévoles acceptent les conditions d’utilisation et les dispositions relatives à la protection des données en vigueur. Conformément à la brochure du SECO (Secrétariat d’Etat à l’économie) « Protection des jeunes travailleurs - Informations pour les jeunes de moins de 18 ans », les enfants et les jeunes de moins de 18 ans peuvent également s’engager lors de manifestations culturelles, artistiques et sportives dans certaines conditions. Les horaires et la durée des engagements doivent notamment être adaptés à leur âge et à leurs aptitudes.

L’inscription à une manifestation doit toujours être effectuée activement par le bénévole lui-même, à l’exception des personnes faisant partie d’un club ou d’une entreprise qui peuvent être inscrites par une personne choisie par le club ou l’entreprise. Les organisateurs de manifestations participants ne sont pas autorisés à imposer un engagement bénévole, ce qui irait à l’encontre des principes de Swiss Volunteers.

Si un bénévole souhaite que son profil soit supprimé, il doit en faire la demande écrite au secrétariat de Swiss Volunteers (info@swissvolunteers.ch). Seuls les collaborateurs de Swiss Volunteers sont autorisés à supprimer des profils. La suppression d’un profil doit intervenir dans un délai raisonnable.

§ 3 Exactitude des données

Afin que la sécurité sur place et une gestion administrative correcte des bénévoles puissent être garanties, les bénévoles, les organisateurs de manifestations et les administrateurs désignés par les clubs et les entreprises doivent confirmer l’exactitude des données relatives aux personnes et aux manifestations.

§ 4 Profil du bénévole

Si un bénévole ne se connecte pas à la plateforme pendant 10 ans, son profil est supprimé et ses heures sont automatiquement effacées. S’il souhaite de nouveau être actif via la plateforme de Swiss Volunteers, il doit se réinscrire. Il est impossible de transférer les heures vers un autre bénévole.

§ 5 Principe de valorisation

Le programme Swiss Volunteers se distingue par sa valorisation particulière de l’engagement des bénévoles. Cette valorisation se traduit par différentes mesures mises en place par Swiss Volunteers et/ou l’organisateur de manifestations.

§ 6 Responsabilités des bénévoles

Les désistements de dernière minute mettent les organisateurs de manifestations face à des défis logistiques considérables. C’est la raison pour laquelle l’inscription d’un bénévole désireux de s’engager dans le cadre d’une manifestation est considérée comme contraignante. Si un bénévole n’est pas en mesure d’honorer un engagement, il est tenu d’adresser un désistement écrit à l’organisateur de la manifestation. Les désistements annoncés après la confirmation d’un engagement sont considérés comme excusés et enregistrés sur la plateforme «Swiss Volunteers».

Sont considérés comme non excusés l’absence non justifiée ainsi que le fait de quitter la manifestation durant un engagement. Ces informations sont également saisies sur la plateforme «Swiss Volunteers».

Swiss Volunteers ne peut être tenue responsable du comportement des bénévoles par l’organisateur de manifestations.

§ 7 Responsabilité de l’organisateur de manifestations

L’organisateur de manifestations s’engage à traiter les bénévoles avec respect et fair-play. On attend de lui un suivi correct des bénévoles, une transmission précoce d’informations précises aux bénévoles au moins 21 jours avant l’engagement prévu, ainsi qu’une confirmation correcte de l’engagement. La durée maximale des engagements bénévoles est de 12 heures par jour. L’organisateur de manifestations est tenu de prévoir des pauses adaptées durant l’engagement des bénévoles.

Les bénévoles sont priés de signaler immédiatement à Swiss Volunteers tout engagement ne respectant pas ces conditions (info@swissvolunteers.ch). 

Ittigen, le 1er septembre 2021