Plattform-Anleitung für Event-Organisatoren mit Videos

Ich habe bereits mit Swiss Volunteers zusammengearbeitet:
Wenn du schon mit Swiss Volunteers gearbeitet hast, besteht deine Event-Organisation bereits. Verfügst du über die Rolle des "Event-Organisations-Administrators", kannst du die Event-Organisation verwalten und neue Events erstellen und kostenpflichtig bestellen. Unter „Events“ kannst du bisherige Events kopieren oder einen Event neu erstellen. Nach dem Erstellungsprozess hast du direkt die Möglichkeit den Event kostenpflichtig zu bestellen um diesen uneingeschränkt nutzen zu können.
Solltest du nicht über die Rechte des "Event-Organisations-Administrators" verfügen, kontaktiere die Person mit diesen Rechten, damit sie dir den erstellen Event samt den Rechten als "Event-Administrator" zuteilt.

Ich habe noch nie mit Swiss Volunteers zusammengearbeitet:
Auf der Plattform von Swiss Volunteers kannst du direkt deine Event-Organisation und deinen Event erstellen. Sobald du den Erstellungsprozess beendet hast, wird deine Event-Organisation sowie dein Event erstellt. Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Bezahlung notwendig.
Wichtig: Nach der Erstellung des Events kann die Plattform entweder für 14 Tage kostenlos getestet werden oder der Event-Organisations-Administrator kann den Event direkt im Erstellungsprozess oder später unter „Events“ kostenpflichtig bestellen. Jeder erstellte Event ist bis zur endgültigen Bestellung und Bezahlung des Rechnungsbetrages lediglich in der eingeschränkten Demo Version verfügbar. Weitere Personen können im Menu-Punkt "Benutzerverwaltung" zur Administration des Events hinzugefügt und mit den entsprechenden Rollen ausgestattet werden.

Rechnungsadresse anpassen
Mit Klick auf „Rechnungsadresse verwalten“ unter dem Menu „Bestellungen“ kann eine abweichende Rechnungsadresse für einen Event hinterlegt werden.

Bestellungen/Rechnungen einsehen
Als „Event-Organisations-Administrator“ kannst du unter „Bestellungen“ die Rechnungen von deinen kostenpflichtig bestellten Events anzeigen lassen. Du hast die Möglichkeit die Quittung in PDF Version herunterzuladen. In dieser Ansicht findest du ebenfalls die Zahlungsdetails und den Zugang zur Bezahlseite, auf welcher du noch offene Beträge begleichen kannst.

Auf der Plattform von Swiss Volunteers können Personen mit einer oder mehreren Rollen ausgestattet werden. Diese sind oben Links ersichtlich und können durch Klicken auf den Benutzernamen mittels Drop-Down Menu gewechselt werden. Nachfolgend werden die vorhandenen Rollen in absteigender Form beschrieben:

EO-Administrator
Der Event-Organisations-Administrator verfügt über alle Rechte einer Organisation, an welche die Events angebunden sind. Er kann selbst neue Events erstellen und kostenpflichtig bestellen und Rollen vergeben. Der EO-Administrator wird beim Anmeldeprozess der Organisation festgelegt. Es können weitere EO-Administratoren zu einer Organisation hinzugefügt werden, in dem eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person unter "Benutzer" hinzugefügt wird.

Event-Administrator
Der Event-Administrator verwaltet Events und hat keinen Einfluss auf die übergeordnete Organisation. Event-Administratoren werden durch den EO-Administrator mit der Rolle für den jeweiligen Event ausgestattet. Es können weitere Event-Administratoren zu einer Organisation hinzugefügt werden, in dem eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person unter "Benutzer" hinzugefügt wird.

Ressort-Administratoren*
Ein Ressort-Administrator sieht in seiner Rolle die Helfer, welche in seinem Ressort eingeteilt wurden, samt ihren Kontaktangaben. Zudem sieht der Ressort-Administrator die gemachten Einteilungen in seinem Ressort und kann diese bei Bedarf als Liste exportieren. Der Event-Administrator kann im Event unter "Benutzerverwaltung" eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person mit der Rolle des Ressort-Administrators ausstatten.

Helfer-Gruppen Verantwortliche*
Helfer-Gruppen Verantwortliche sind die Ansprechperson im Vorfeld eines Events für eine individuelle Gruppe. Er kann sich vom Gruppenchef, welcher vor Ort die Gruppe leitet, unterscheiden. Der Gruppenverantwortliche kann seine Gruppe sowie seine Helfer verwalten und die Gruppe schlussendlich bestätigen, so dass die an der Gruppe angemeldeten Helfer dem Event-Administrator für die Einteilung zur Verfügung stehen. Der Event-Administrator kann im Event unter "Benutzerverwaltung" eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person mit der Rolle des Helfer-Gruppen Verantwortlichen ausstatten.

* Diese Rollen sind nicht verpflichtend für die Durchführung eines Events.

Unterscheidung Aufgaben und Einsätze
Aufgaben beschreiben eine Tätigkeit (Bspw.: Eingangskontrolle) und werden Ressorts oder Unterressorts zugeordnet. Aufgaben ermöglichen eine verbesserte Übersicht über die laufenden Tätigkeiten am Event. Einsätze hingegen beschreiben Ort und Zeit einer Tätigkeit (Bspw.: Löwenplatz / Mo 31.03. 08.30 – 11.30).   

Wichtig: Die Erstellung von Einsätzen ist Pflicht, die Erstellung von Aufgaben hingegen ist optional. Wir empfehlen bei kleineren Veranstaltungen die Eventstruktur schmal zu halten.

Aufgaben
Die Aufgaben funktionieren als Beschrieb der Tätigkeit und sind mit zugehörigen Einsätzen verbunden. Der Beschrieb der Aufgabe wird nicht im Anmeldeformular angezeigt, sondern erscheint auf den Einsatzplänen, sobald diese freigegeben sind. Die Zeiten und Örtlichkeiten werden über den zugehörigen Einsatz definiert. Aufgaben sind nicht zwingend für die Einsatzplanung, ermöglichen dem Event-Organisator aber ergänzende Tätigkeitsbeschriebe und eine übersichtliche Eventstruktur.

Analog den Ressorts werden die Aufgaben unter "Aufgaben" erstellt und können, sobald erstellt, Ressorts zugeteilt oder kopiert werden.  Zudem können auch hier spezifische Anforderungen hinzugefügt werden. Bei sich wiederholenden Aufgaben empfiehlt es sich, einen Turnus zu erstellen und diesen dann beliebig zu kopieren und anzupassen.

Über den Button "Anforderungen verwalten" können für die jeweilige Aufgabe zwingende Anforderungen und Informationen hinterlegt werden, welche für den Event-Organisator nicht zwingend, aber relevant sind. Diese Angaben werden folglich bei der Anmeldung bei allen Volunteers abgefragt. 

Einsätze
Die Einsätze werden unter "Einsätze" erstellt. Zu Gunsten der Übersicht empfiehlt es sich, die jeweiligen Einsätze spezifisch zu bezeichnen. Einsätze können einem Ressort, einem Unterressort oder auch einer Aufgabe zugeteilt werden. Für jeden Einsatz kann eine Örtlichkeit erfasst werden, um den Volunteers anzugeben, wo ihr Einsatz stattfinden wird.
Wichtig: Die Anzahl Volunteers ist nun nicht mehr ein Plan-Wert, sondern die effektiv für den Einsatz benötigten Volunteers.

Mit der Auswahl von «Einzelner Einsatz» oder «Pro Tag je einen Einsatz erstellen» wird bestimmt, ob nur ein einzelner Einsatz erstellt wird oder ob dieser Einsatz sich an den darauffolgenden Tagen wiederholen soll.

Bei Einsätzen werden zwei verschiedene Typen unterschieden: "Anmeldeformular" und "Einteilung". Der Typ "Anmeldeformular" ist nur für die Anmeldung gedacht (Ausschreibung auf Einsätze) und erlaubt dem Event-Administrator, auf genaue Zeitfenster auszuschreiben. Für die Einteilung können diese Einsätze kopiert und der Verwendungszweck angepasst werden. Einsätze vom Verwendungszweck «Einteilung» werden für die Einteilung zwingend benötigt und können auch direkt erstellt werden. Ein Einsatz dieses Typs kann entweder an ein Ressort oder an eine Aufgabe gehängt werden (Vgl. Vertiefung Einsatztypen).

Angemeldete Volunteers
Im Menupunkt "Anmeldungen" findet man alle bisher angemeldeten Volunteers mit ihren Personeninfos und Anmeldedaten. Die Liste kann beliebig sortiert oder gefiltert werden. Zudem können die Spalten frei ein- oder ausgeblendet werden. Die durch den Volunteer ausgewählten Anmeldedaten (Wunschressorts und Verfügbarkeiten) können über den Button "Anmeldedaten anzeigen" abgerufen werden. Dabei können im Reiter «Verfügbarkeiten verwalten» die Verfügbarkeiten der einzelnen Volunteers angepasst werden. Dasselbe gilt für die Bemerkungen, welche ebenfalls vom Event Administrator angepasst werden können. Dies sollte nur auf expliziten Wunsch der Volunteers geschehen. Bei Änderungen erhalten die betroffenen Personen eine Benachrichtigung durch die Plattform. Des Weiteren ist in der Liste «Anmeldungen» in der Spalte «Eingeteilt» ersichtlich, ob ein Volunteer bereits eingeteilt wurde oder nicht.

Kommunikation mit Volunteers
Unter "Anmeldungen" sind alle Volunteers aufgelistet, welche sich für den Event angemeldet haben. Mit Klick auf «Zusagen senden» wird den Volunteers eine automatische Nachricht mit folgendem Inhalt gesendet (siehe Beispiel). In der Spalte «prov. Zusage gesendet» ist zudem ersichtlich, welchem Volunteer bereits eine automatische Zusage gesendet wurde. Die automatische Nachricht lautet wie folgt:
Hallo «Vorname Volunteer»
Du hast dich an folgendem Event angemeldet: # Event / Name Veranstaltung
Diese Nachricht soll dir vorab die Zusicherung geben, dass du am Event dabei sein wirst. Weitere Details folgen später – wir freuen uns auf deinen Einsatz!
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Dies ist eine automatisch generierte Antwort. Bitte nicht an diese E-Mail-Adresse antworten.

Mit Klick auf den Button "Nachricht senden" rechts in der Liste, können einzelne Volunteers mittels einer Systemnachricht kontaktiert werden. Die Volunteers erhalten die Nachricht sowohl auf ihrem Volunteer-Profil als auch via E-Mail. Sollen mehrere oder alle Volunteers kontaktiert werden, können diese oben links in der Liste ausgewählt und angeschrieben werden (Vgl. Kommunikation).

Helfer abmelden
Unter «Anmeldungen» und «abmelden» können Volunteers abgemeldet werden. Es gibt mehrere Gründe für eine Abmeldung z.B., wenn sich bereits genügend Volunteers für den Event angemeldet haben. Mit der Funktion «abmelden» können jedoch auch entschuldigte oder unentschuldigte Absenzen von Volunteers nachgetragen werden. Deshalb stehen dem Event- Administrator bei der Abmeldung des Volunteers drei Möglichkeiten zur Auswahl:

1. Anderer Grund (Helfer nicht benötigt, etc.): Der Volunteer wird nicht benötigt oder hat sich vor der Bestätigung seiner Einsätze abgemeldet.
2. Entschuldigt ferngeblieben: Der Volunteer meldet sich nach der Bestätigung seiner Einsätze ab.
3. Unentschuldigt ferngeblieben: Als unentschuldigt gelten das grundlose Nichterscheinen sowie das Verlassen des Events während einem zugeteilten Einsatz.

Bei einer Abmeldung werden die Volunteers aus der Anmeldungen-Liste entfernt und die Einteilungen und (falls bereits vorhanden) die berechneten Einsatzstunden automatisch gelöscht. Wichtig: Eine Abmeldung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Handhabung Oberfläche der Einsatz-Einteilung
Die Volunteers, welche sich für den Event angemeldet haben, können im Bereich "Einteilungen" auf die vorher erstellten Einsätze des Typs "Einteilung" zugeteilt werden.

Mittels "Zuweisen/Einteilen" wird die Oberfläche für Zuweisung und Einteilung geöffnet. Bei Bedarf können bereits eingeteilte Volunteers sowie Teilverfügbarkeiten der Volunteers angezeigt werden. 

Auf der Oberfläche erscheinen vier Fenster mit folgenden Funktionen:

• Die Eventstruktur (Fenster oben links) ist ein Abbild der vorgängig hinterlegten Ressorts und Aufgaben mit den jeweils angehängten Einsätzen. Diese sind beliebig ein- und ausklappbar.
• Durch das Klicken auf die jeweilige Stufe der Eventstruktur erscheinen im Fenster unten links die detaillierten Informationen zur ausgewählten Organisationsstufe.
• Unter "Zuweisungen" (Fenster oben rechts) sind alle für den Event angemeldeten Volunteers aufgelistet. Diese werden dabei gemäss ihren Wunschressorts aufgelistet. Die MQ (Matching-Quote) entspricht dabei dem Wert, wie gut ein Volunteer auf den jeweiligen Einsatz passt,      gemäss seinen beim Anmeldeprozess gemachten Angaben.
• Durch das Klicken auf den Volunteer erscheinen im Fenster unten rechts alle relevanten Informationen zum Volunteer.(Eventhistory, Absenzen)
  

Zuweisung und Einteilung der Volunteers
Der Einteilungs- und Freigabeprozess findet in drei Schritten statt:

1. Zuweisung
Mit der Auswahl des jeweiligen Ressorts erscheinen die Volunteers zuerst, welche das ausgewählte Ressort als Wunsch angegeben haben. Durch Klicken auf die Kästchen vor den jeweiligen Volunteers werden die Funktionen "Hinzufügen" und "Entfernen" aktiviert. Die Volunteers können nun einem Ressort, Unterressorts oder einer Aufgabe zugewiesen werden. Ein Volunteer kann bei mehreren Ressorts, Unterressorts und Aufgaben zugewiesen werden. Achtung: Die Zuweisung entspricht nicht einer definitiven Einteilung, sondern dient der Übersicht und ist Voraussetzung für den zweiten Schritt, die Einteilung.

2. Einteilung
Die im ersten Schritt zugewiesenen Volunteers können nun auf die bereits erstellten Einsätze eingeteilt werden. Dabei gibt die Plattform automatisch an, wer einen Einsatz nicht wahrnehmen kann, wer bereits durch einen anderen Einsatz verhindert und wem ein Einsatz zugeteilt werden kann. In den Spalten sind diverse Informationen wie bspw. die Anzahl an bisher eingeteilten Stunden pro Helfer, gewünschte Ressorts und deren Prioritäten einsehbar. Mit Klick auf den Infobutton in der Spalte «Personeninfos» können detaillierte Angaben zu den Volunteers eingesehen werden. Zusätzlich können zusätzliche Spalten wie bspw. «PLZ» und «Ort» eingeblendet werden, wenn bspw. für einen frühen Einsatz Helfer aus der Gegend eingeteilt werden möchten. Bereits zugeteilte Einsätze eines Volunteers sind über den Info-Button sowie im untenstehendem Informationsfeld angegeben. Nach erfolgter Zuweisung- und Einteilung kann das Fenster geschlossen werden. Der Volunteer sieht seine Einsätze nach erfolgter Einteilung noch nicht. Die erfolgten Einteilungen erscheinen nun unter «Einteilungen» und können bei Bedarf wieder entfernt werden mit «Einteilungen löschen».

3. Freischalten
Damit die Volunteers ihre zugeteilten Einsätze in ihrem Profil einsehen können, müssen diese freigeschalten werden. Im Menu-Punkt "Einteilungen" erscheint die Übersichtsliste aller Einteilungen. Über den Button "Einteilung freischalten", werden die zugeteilten Einsätze für den Volunteer auf seinem Profil zugänglich. Zudem erhält er eine Systemmeldung auf seinem Profil. Die Einteilungen können einzeln oder durch Massenbefehl freigeschalten werden. Nach Freischaltung der Einsätze wird der Volunteer bei allfälligen Änderungen in seinem Profil informiert.

Profilbild der Volunteers einsehen & für Akkreditierungszwecke downloaden
Der Event Administrator kann das Profilbild unter «Anmeldungen» sowie im Einteilungsfenster unter den «Personeninfos» der Volunteers einsehen. Der Event-Administrator kann unter «Helfer» entweder mit dem Schnellzugriff «Profilbild herunterladen» ein einzelnes Profilbild herunterladen oder mit der Aktion «Profilbilder herunterladen» auswählen, ob er nur für die selektierten Volunteers oder für alle Volunteers das Profilbild herunterladen möchte. Einzelne Bilder werden als JPG-Datei heruntergeladen, mehrere Bilder werden in einer ZIP-Datei gebündelt. Ist der Schnellzugriff «Profilbild herunterladen» aktiviert, hat der Volunteer ein Profilbild hinterlegt und wenn dieser ausgegraut ist, ist kein Profilbild vorhanden.

Nachweis der geleisteten Kommunikationsmassnahmen
Nachdem der Event durchgeführt wurde, muss der Event-Organisator via «Einstellungen» unter «Kommunikationsmassnahmen» bei den jeweiligen Kommunikationsmassnahmen über «Verwalten» einen entsprechenden Nachweis hochladen. Bei materiellen Kommunikationsmassnahmen wie Banner ist ein entsprechendes Bild zu hinterlegen. Kommunikationsmassnahmen, welche nicht mit einem Nachweis belegt werden können, werden zu Lasten des Veranstalters in der Abrechnung nachverrechnet.

Stundenfreigabe Volunteers & Absenzen eintragen
Nach erfolgtem Event sind für alle eingeteilten Volunteers die geleisteten Stunden zu hinterlegen. Unter «Einsatzstunden» sind alle anhand der Einteilungen berechneten Stunden pro Volunteer hinterlegt. Diese können entweder bestätigt oder über «Bearbeiten» entsprechend angepasst werden. Die Stunden sind für alle Volunteers entsprechend der geleisteten Stunden zu erfassen.
Hat ein Volunteer seinen Einsatz bzw. mehrere Einsätze nicht wahrgenommen, müssen die fälschlich berechneten Stunden nicht manuell auf 0 gesetzt werden. In diesen Fällen können die Volunteers direkt unter «Anmeldungen» abgemeldet werden mit Auswahl des Radiobuttons «entschuldigt/ unentschuldigt ferngeblieben» (Details siehe unter Helfer abmelden). Diese Absenz wird im Volunteer Profil gespeichert und ist in Zukunft für Event Administratoren einsehbar.

Endabrechnung
Nachdem die Nachweise der Kommunikationsmassnahmen sowie die Stunden der Volunteers vollumfänglich hinterlegt sind, löst Swiss Volunteers die Endabrechnung aus. Dabei werden die eingeteilten Volunteers sowie die geleisteten Kommunikationsmassnahmen überprüft und entsprechend verrechnet. Sobald die Schlussrechnung bereitsteht, wirst du per Mail informiert.

Benutzerrollen entfernen
Der EO-Administrator kann in seiner Organisation unter «Benutzer», Benutzerrollen administrieren und bei Bedarf entfernen. Vor allem bei wiederkehrenden oder mehreren, gleichzeitig administrierten Events auf Swiss Volunteers kann der EO-Administrator nach Abschluss des Events die Benutzerrollen verwalten und Personen, welche keinen Zugriff mehr auf den Event benötigen als «Event Administratoren» entfernen. So sehen diese Personen nur die aktuell relevanten Rollen in ihrem persönlichen Profil.

Rolle Event-Administrator: Gruppen erfassen
Gruppen ermöglichen dem Event-Organisator die Abbildung von im Event involvierten Vereinen und Organisationen. Diese können durch den Event-Organisator über den Menu-Punkt "Helfergruppen" erstellt und die zugehörigen Informationen hinterlegt werden. Der Gruppenverantwortliche nimmt dabei die Rolle der Gruppenadministration ein, während der Gruppenchef während dem Einsatz vor Ort für die Gruppe verantwortlich ist. Bei Gruppen mit fiktiven Helfern ist ein Gruppenchef (an Gruppe angemeldet) zwingend. Grundsätzlich kann es sich hierbei auch um dieselbe Person handeln wie der oder die Gruppenverantwortliche. Eine Gruppe kann zudem mit Zahlungsverbindungen und Anschrift ergänzt werden, sollte nach dem Event eine Gutschrift für die geleisteten Stunden an den Verein oder die Organisation fliessen.

In der Rolle Event-Administrator können über den Menu-Punkt "Helfer" bereits angemeldete Volunteers zu einer Gruppe einzeln oder auch gesammelt hinzugefügt werden oder entfernt werden. Somit können auch nach der Öffnung noch weitere Gruppen erstellt und mit angemeldeten Volunteers bestückt werden.

Reale und fiktive Volunteers
Die Plattform unterscheidet zwei Typen von Volunteers. Reale Volunteers sind Personen, welche über ein Volunteer-Profil bei Swiss Volunteers verfügen, ein solches erstellen können und deren Einsatz einer spezifischen Person zugeordnet werden kann. Fiktive Volunteers sind Personen, deren Einsätze nicht spezifischen Personen zugeordnet werden können. Beispielsweise eine Organisation, welche eine Anzahl Personen als Volunteers stellt, aber nicht klar ist, welche Personen effektiv den Einsatz leisten werden.

Wir empfehlen, dass wann immer möglich mit realen Volunteers gearbeitet wird. Die direkte Kommunikation über die Plattform ist mit fiktiven Volunteers nicht möglich. In welcher Kombination reale und fiktive Volunteers in einer Gruppe möglich sind, obliegt dem Event-Organisator. Dem Gruppen-Verantwortlichen ist es möglich, selbst fiktive Volunteers zu erstellen.

Möglichkeiten für Volunteer-Anmeldungen für Gruppen
Eine Anmeldung mit Gruppenzugehörigkeit ist entweder über den Versand von spezifischen Gruppenanmeldelinks oder (wenn durch den Eventadministrator freigeschaltet) in der öffentlichen Anmeldung möglich. Voraussetzung für beide ist, dass für die Helfergruppe ein Gruppenanmeldelink erstellt wurde! 

1. Anmeldung via öffentlicher Anmeldung
   Dazu kann der Event-Administrator bei der erstellten Helfergruppe unter «bearbeiten» und «Gruppenanmeldelinks» die Checkbox «Erlaube in der öffentlichen Anmeldung eine Anmeldung an diese Helfergruppe» anwählen. Mit der Aktivierung dieser Funktion und der Erstellung des Anmeldelinks für die Gruppe kann ein Volunteer die entsprechende Gruppe bei der öffentlichen Anmeldung auswählen.
    
2. Anmeldung via gruppenspezifischen Link
   Damit sich ein Volunteer für eine Gruppe anmelden kann, muss er sich über den gruppenspezifischen Anmeldelink anmelden. Der Event-Administrator erstellt diesen unter dem Menüpunkt «Anmeldung». Der Link ist in der jeweiligen Helfergruppe unter «Einstellungen» und «Gruppen-Anmeldelinks» ersichtlich. Der Gruppenverantwortliche wiederum verteilt den Link dann unter den potentiellen Helfern des Vereins oder der Organisation. Das Anmeldeformular entspricht bei Gruppen grundsätzlich dem generellen Anmeldeformular, kann aber durch den Event-Administrator bei der Erstellung des Anmeldelinks angepasst werden. Bei einer Anmeldung über einen Gruppen-Anmeldelink wird beim Volunteer im Hintergrund die Gruppenzugehörigkeit hinterlegt.

Rolle Gruppenverantwortlicher: Gruppen bearbeiten
Administriert eine Person als Gruppenverantwortlicher eine oder mehrere Helfergruppen, erhält diese in der Rolle «Gruppenverantwortlicher» unter dem Menüpunkt «Helfergruppen» eine Übersicht über alle Helfergruppen und kann diese mit den folgenden Schnellzugriffen verwalten:

• Helfergruppe bestätigen (Achtung: ohne Bestätigung erscheinen die angemeldeten Gruppenhelfer beim Event-Administrator nicht unter «Anmeldungen» und können somit nicht eingeteilt werden.)
• Helfergruppe verwalten: Anmeldelink anzeigen, Gruppenchef bestimmen, Zahlungsverbindungen und Anschrift erfassen.
• Übersicht über alle Gruppenhelfer: fiktive Helfer können hier hinzugefügt und gelöscht werden.

Als Gruppen-Verantwortlicher können die einzelnen Gruppen jederzeit nach ihrer Erstellung unter «Helfergruppen verwalten» bearbeitet werden. Hierbei kann man den Anmeldelink anzeigen, Gruppenchefs bestimmen, Zahlungsverbindungen und Anschrift erfassen.

Jede Gruppe muss zwingend durch den Gruppenverantwortlichen bestätigt werden. Erst nach der Bestätigung können Volunteers einer Helfergruppe durch den Event-Administrator eingeteilt werden. Helfergruppen mit fiktiven Helfern müssen zuerst einen Gruppenchef definieren, bevor die Gruppe bestätigt werden kann. Durch das Klicken des grauen Hakens auf der rechten Seite wird die jeweilige Gruppe bestätigt. 

Rollen Gruppenverantwortlicher / Gruppenchef / Event-Administrator: Gruppeneinsätze und eingeteilte Stunden (vor und nach dem Event) einsehen
In der Rolle des «Gruppenverantwortlichen» und «Gruppenchef» können unter «Gruppeneinsätze» die freigeschalteten Einsätze der Helfergruppe einsehen und diese bei Bedarf als Excel Liste herunterladen.

Der Event-Administrator und/oder der Gruppenverantwortliche(r) sehen unter «Helfergruppen» in der Spalte «Eingeteilte Stunden», wie viele Einsatzstunden pro Helfergruppe eingeteilt sind (vor dem Event). Auch fiktive Helfer werden mitgezählt. Zusätzlich zu den eingeteilten Stunden vor dem Event sieht der Event-Administrator nach der Durchführung des Events unter «Helfergruppen» in der Spalte «bestätigte Stunden», wie viele Einsatzstunden pro Helfergruppe (inklusiv fiktive Helfer) gesamthaft absolviert wurden.

Allgemein
Die Kommunikationsmassnahmen zu Gunsten von Swiss Volunteers ermöglichen dem Veranstalter die Preisreduktion des Basisbetrags um bis zu 70%. Die Massnahmen sind bei der Bestellung entsprechend der Angaben auszuwählen. Die verschiedenen Kommunikationsmassnahmen sind mit Punkten dotiert, das Maximum von 100 Punkten entspricht der Preisreduktion von 70%.

Verwaltung
Die Kommunikationsmassnahmen eines Events können durch den Event-Administrator jederzeit über "Einstellungen" unter "Kommunikationsmassnahmen" eingesehen und verwaltet werden. Dabei werden die zu erbringenden Leistungen aufgelistet als auch die durch Swiss Volunteers freizugebenden Kommunikationsmassnahmen angezeigt. Die Freigabe hat vor der Produktion / Umsetzung zu erfolgen und ist zwingend. Kommunikationsmassnahmen, welche keine Freigabe benötigen, können direkt umgesetzt werden. Über den Info-Button können alle relevanten Informationen, Beispiele sowie die zugehörigen Downloads abgerufen werden. Am Ende eines Events sind alle geleisteten Kommunikationsmassnahmen zu Handen der Endabrechnung in diesem Bereich per Upload zur Verfügung zu stellen.

Anpassungen
Sollten Kommunikationsmassnahmen nicht umgesetzt werden können, so wird dies in der Endabrechnung entsprechend erfasst und der beim Erfassen des Events reduzierte Preis um den entsprechenden Betrag nachverrechnet. Möchte der Veranstalter andere oder ergänzende Kommunikationsmassnahmen umsetzten, dann muss er mit der Geschäftsstelle via Kontakt aufnehmen.

Die Kommunikation mit den Volunteers vor-, während als auch im Nachgang des Events ist essenziell für die Bindung der Volunteers an den Event. Daher bietet die Plattform von Swiss Volunteers verschiedene Möglichkeiten, mit den Volunteers direkt zu kommunizieren.

E-Mail
Unter den Menüpunkten "Anmeldungen" sowie "Helfer" können beliebige Volunteers einzeln oder auch gesammelt via E-Mail kontaktiert werden. Soll eine Nachricht an alle angemeldeten Helfer gesendet werden, wird als erstes die «Ergebnisse pro Seite» so angepasst, dass alle Anmeldungen auf einer Seite ersichtlich sind. Mit Klick oben links werden alle markiert und mit «Nachricht senden» wird die Aktion geöffnet. So kann im Vorfeld des Events auf die Veröffentlichung der Einsatzpläne oder auch spezifische Informationen hingewiesen werden. Wir empfehlen, einen regelmässigen und inhaltsvermittelnden Kontakt mit den Volunteers im Vorfeld des jeweiligen Events zu pflegen.

SMS
Während dem Registrierungsprozess kann die SMS-Option für eine Pauschale von CHF 40.00 sowie Kosten pro SMS von CHF 0.05 aktiviert werden. Dies ermöglicht das direkte Versenden von Nachrichten an die ausgewählten Volunteers. Dies empfiehlt sich vor allem rund um den Event, wenn ausgewählte Volunteers gezielt mit Informationen versorgt werden müssen. Die SMS-Funktion kann nachträglich noch zur Bestellung ergänzt werden, hierzu muss der Veranstalter mit der Geschäftsstelle von Swiss Volunteers via info@swissvolunteers.ch aufnehmen.