Instructions pour la plateforme de bénévolat de Swiss Volunteers

Définissez les points suivants avant de créer votre organisation :

• Quelle personne est responsable de l'administration de la plateforme et donc des inscriptions et de l'attribution des engagements ?
• Comment les besoins en matière d’engagements sont-ils collectés ? Une possibilité consiste à créer un point de collecte (point de contact central pour les besoins et le triage ultérieur), qui collecte ensuite les engagements requis et les attribue aux bénévoles inscrits.
• Comment pouvons-nous garantir la protection de la santé des bénévoles ? Vous trouverez toutes les informations importantes sur www.bag.admin.ch.

Une fois ces points clarifiés, vous pouvez commencer à créer l'organisation sur la plateforme Swiss Volunteers. Veuillez contacter Swiss Volunteers via pour fixer une date de formation (durée 60 minutes, les dates de formation complémentaire sont payantes et peuvent être fixées) une fois que l'organisation aura été créée.

Sur la page d’inscription vous pouvez enregistrer votre organisation (ou votre municipalité, district, etc.). Suivez le processus suivant et effectuez les démarches indiquées :

1. Configuration

• Nombre de bénévoles prévus : Sélectionner « Helfereinsätze Coronavirus » afin que l’utilisation de la plateforme soit gratuite.
• Rabais : Ne rien indiquer.
• Service SMS : actuellement indisponible, en préparation.

2. Mes données

• Enregistrer la personne responsable avec les informations correspondantes.
• Saisissez l'événement. Veuillez sélectionner le titre suivant : « Bénévolat coronavirus organisation ». Sélectionner « Soziales Engagement » comme catégorie et «  Helfereinsätze Coronavirus » comme sous-catégorie. Sélectionnez le jour du premier engagement comme date de début et une potentielle date de fin (celle-ci peut être ajustée ultérieurement).
• Entrez le login, s'il n'est pas encore disponible. Veuillez vous   souvenir de vos données de connexion pour une connexion ultérieure !

3. Résumé

• Contrôler le résumé.
• Terminer.

Connectez-vous maintenant avec votre identifiant. Sur le côté gauche, vous verrez tous les onglets importants, en haut à gauche, vous pouvez sélectionner vos différents rôles (organisateur d'événements, administrateur d'événements et bénévole). L'étape suivante consiste à saisir toutes les informations importantes pour l'organisation :

• Cliquez sur la catégorie Organisation et sélectionnez l'onglet « Coordonnées ». Vous pouvez y inscrire votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone afin que Swiss Volunteers puisse vous contacter directement en cas de besoin.

Cliquez sur l'onglet « Manifestations ». La liste de vos manifestations apparaitra. Vous pouvez accéder à l’administration d'une manifestation en cliquant sur "Enregistrer en tant qu'organisateur de manifestations ". Dans l’administration d'une manifestation, les informations suivantes doivent être introduites :

Profil de l‘événement

Remarque importante : lorsqu'un module est terminé, cliquez sur "Enregistrer".

• Cliquez sur la catégorie « Profil de la manifestation ».
• Rédigez le texte d'introduction (3 lignes maximum) pour indiquer aux bénévoles potentiels ce à quoi ils doivent s'attendre en termes d’engagements. Le texte sera ensuite affiché sur le site web de Swiss Volunteers.
• Rédigez la description de la manifestation (une page minimum). Les informations suivantes doivent être indiquées : Description de la situation, nombre de bénévoles prévu, coordonnées de la personne à contacter en cas de questions des bénévoles (responsable des bénévoles), informations particulières.
• Déposez une photo de promotion (photo d'un éventuel engagement ou du lieu/région de la mission). Elle sera affichée dans le formulaire d’inscription et sur le site web de Swiss Volunteers.
• Déposez le logo de l’organisation si possible.
• Dans l’onglet « données de contact », saisissez les coordonnées des personnes de contact pour les potentiels bénévoles.
• Définissez le bénévole responsable dans l'onglet « responsable des bénévoles ». Cette personne doit avoir un profil sur la plateforme Swiss Volunteers.
• Activez la coche « Publier ». L’organisation et sa manifestation seront dès lors affichés sur les canaux de Swiss Volunteers. Cependant, les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. De cette façon, le besoin à venir peut déjà être mis en évidence.

Lieux

• Catégorie « Lieux ».
• Sélectionnez le bouton « Ajouter ».
• Saisissez le lieu des interventions (commune/bâtiment/région). Entrez le nom « Zone des engagements », sélectionnez l'adresse centrale et classez le lieu comme "Lieu de l'événement". Cela indiquera sur la plateforme à quel endroit du soutien est nécessaire.

Trois éléments doivent être inscrits pour que les inscriptions soient ouvertes :

Inscription

• Sélectionnez la catégorie « Inscription » sur le côté gauche.
• Sur le formulaire d'inscription, indiquez le moment à partir duquel l'inscription sera ouverte.
• Sélectionnez « Jours individuels » (Einzelne Tage des definierten Verfügbarkeits-Zeitraums) dans les informations sur la disponibilité des bénévoles. Cela permettra aux bénévoles de s'inscrire quotidiennement.
• Sélectionnez le nombre nécessaire de priorités par secteur. Celles-ci indiquent combien de types d’engagement (secteurs) les bénévoles peuvent choisir. Ils peuvent également les classer par ordre de priorité en fonction de leurs préférences.
• Saisissez « disponibilité de » et « disponibilité à ». Ceci correspond aux dates pour lesquelles les bénévoles peuvent s'inscrire.
• Les remarques individuelles vous permettent de laisser des commentaires à la fin du processus d’inscription. Exemple : « Nous vous répondrons dans un délai de x jours ».

Exigences

• Sélectionnez l’onglet « Exigences » dans la catégorie « Inscription ».
• Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
• Deux possibilités d'exigences apparaissent maintenant. La première est l’ « exigence », qui consiste à demander aux bénévoles des informations pertinentes pour leur engagement et qui est donc un champ obligatoire. D'autre part, « Info », sont des informations qui ne sont pas nécessairement pertinentes, mais qu'il est bon de connaître et qui peuvent donc être saisies.
• S'il vous manque des compétences nécessaires à vos engagements, veuillez contacter Swiss Volunteers via afin qu'ils puissent les saisir.

Secteurs

• Cliquez sur la catégorie « Structure de l’événement » puis sur « Secteurs ».
• Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
• Il est maintenant possible de créer des secteurs individuels, c'est-à-dire des activités thématiques, auxquelles les bénévoles peuvent ensuite s'inscrire (par exemple, le transport).
• Créer un nom pour le secteur.
• Le nombre de bénévoles est une valeur planifiée et n'est pas absolument nécessaire.
• Les lieux : Créez sous lieux (type « Einsatzort ») et enregistrez le tout sous le secteur correspondant.
• Rédigez un texte d’information pour le secteur décrivant le contenu de son activité. Celui-ci sera également affiché lors du processus d’inscription.
• Créez uniquement le nombre de secteurs nécessaires.

Si vous avez effectués les trois étapes décrites ci-dessus, vous pouvez cliquer sur le bouton « Activer l’inscription publique » sous « Inscription ». Ce lien est dès à présent activé sur les canaux de Swiss Volunteers et peut être partagé sur vos médias.

Après avoir ouvert les inscriptions, tous les bénévoles peuvent désormais s'inscrire sur la plateforme Swiss Volunteers après avoir créé un profil.

Tous les bénévoles qui se sont inscrits peuvent consulter leur inscription sous la rubrique « Inscription ». Toutes les données personnelles reçues sont collectées et peuvent être filtrées. Sur le côté droit, différents boutons permettent de consulter les informations pertinentes et d'envoyer des messages à une ou plusieurs personnes.

Les engagements de votre organisation ou région seront désormais préenregistrés sur la plateforme pour être attribués aux bénévoles enregistrés lors de la prochaine étape.

• Cliquez sur la catégorie « Engagements ».
• Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
• Activez l’engagement.
• Nommer l’engagement (par exemple, aide au transport).
• Sélectionnez le type d’engagement « Répartition ».
• Sélectionnez le secteur dans lequel cet engagement sera effectué.
• Déterminez le lieu de l’engagement. Il se peut que d'autres lieux doivent être saisis pour cela.
• Définir la durée de l’engagement.
• Cliquez sur « Créer ».

Ce processus permet de créer un nombre illimité d’engagements, auxquelles les bénévoles peuvent ensuite être affectés à l'étape suivante. Tout comme les données personnelles, les engagements peuvent être modifiés comme vous le souhaitez. Les engagements identiques peuvent être copiées et ajustées.

Les inscriptions de bénévoles reçues et les engagements créées sont mis en lien, les engagements sont donc attribués aux bénévoles.

• Cliquez sur la catégorie « Répartitions » (Einteilungen).
• Cliquez sur le bouton vert « Assigner/répartir » (Zuweisen/Einteilen.
• Cliquez sur « répartition manuelle ».
• Sur le côté gauche, les secteurs crées et leurs engagements apparaissent. Sur le côté droit, en cliquant sur un secteur, tous les bénévoles s’étant inscrits dans ce secteur apparaissent.
• Le MQ (Matching Quote) indique dans quelle mesure le bénévole correspond au secteur et à l’engagement (100% = parfait).
• En cliquant sur la case à cocher, puis sur le plus vert, les bénévoles peuvent être affectés à un ressort. Les bénévoles peuvent être affectés à plusieurs ressorts.
• Une fois que les bénévoles ont été affectés aux secteurs, cliquez sur les secteurs pour faire apparaitre les engagements qui ont été attribués à des bénévoles. Sur le côté droit, les bénévoles correspondants apparaissent également.
• En cliquant sur la case à cocher et en cliquant ensuite sur le bouton vert plus, les bénévoles peuvent être affectés à un engagement.
• Une fois les engagements attribués, vous pouvez activer les engagements dans la catégorie « Répartitions » en cliquant sur le bouton sur le côté droit. C'est à ce moment seulement que l’engagement devient visible pour le bénévole.