3 conseils pour réussir à recruter des bénévoles
Le défi de la gestion des bénévoles d'un événement consiste à trouver suffisamment de bénévoles et à les répartir efficacement. Une approche globale de l'administration des bénévoles permet de garantir le bon déroulement de l'événement. La satisfaction des bénévoles est essentielle pour assurer la pérennité des bénévoles et la durabilité sociale qui en découle.
_content.jpg?lm=1652189461)
Après une longue période de pause, les événements sont de retour ! Qui dit événement dit besoin accru de bénévoles. Pour de nombreuses manifestations, même de renommées, on constate une certaine réticence de la part des bénévoles lors du recrutement. A cela s'ajoutent les annulations de dernière minute pour cause de maladie ou d’accidents. Cette situation représente un grand défi pour les événements et pour les responsables des bénévoles en particulier. Cet article se penche sur la question du recrutement des bénévoles et sa réussite.
1. Commencer tôt
Dans le passé, le recrutement des bénévoles pouvait avoir lieu en seulement quelques mois mais nous constatons que ce n’est plus le cas actuellement. Swiss Volunteers conseille de promouvoir l’événement le plus tôt possible et annoncer la recherche de bénévoles.
Pour un événement de plus de 1000 bénévoles, il est conseiller d’ouvrir les inscriptions au plus tard une année avant le premier engagement.
Pour les événements de plus petite taille nécessitant moins de bénévoles, nous conseillons de débuter le recrutement au minimum 6 mois avant le premier engagement.
La plateforme Swiss Volunteers permet de publier un événement en quelques minutes. Il vous suffit d’avoir les informations principales de l’événement ainsi que les missions des bénévoles. Par la suite, tu pourrais compléter les dernières informations et ouvrir les inscriptions en quelques clics. Publier ton événement te permet d’informer les bénévoles qui pourraient être intéressés.
2. Communiquer est essentiel
Une fois que le formulaire d'inscription est prêt, les bénévoles potentiels doivent en être informés. La communication par tous les canaux est ici la clé. Les possibilités d'engagement, y compris les spécialités et les contreparties, doivent être présentées aux futurs bénévoles. La plateforme de "Swiss Volunteers" permet de créer un lien public qui mène au profil de l'événement et au formulaire d'inscription. Bien qu'un événement soit publié dans les listes d'événements sur la plateforme et sur le site Internet de "Swiss Volunteers", la communication par l'organisation de la manifestation est d'une grande importance. La personne responsable des bénévoles peut, en collaboration avec le ou les responsables de la communication ou les membres du comité d'organisation de l'événement, veiller à attirer l'attention sur les possibilités offertes aux bénévoles. La publication de l'inscription des bénévoles sur le site Internet de l'événement ou sur la liste de diffusion d'une organisation événementielle sont des exemples de mesures prises dans ce sens. Swiss Volunteers soutient les responsables des bénévoles dans le recrutement par le biais de ses propres mesures de communication, telles que des articles sur le web, des contributions à la newsletter ou des posts sur les médias sociaux.
_content.jpg?lm=1652189590)
3. Utiliser le réseau
Les potentiels bénévoles se trouvent le plus souvent dans le cercle proche de l'organisation d'un événement. Les membres, les proches des membres, les fans et les spectateurs constituent le groupe cible le plus approprié. Il s'agit de personnes qui s'intéressent déjà personnellement à l'événement et qui sont susceptibles de s'enthousiasmer pour une mission de bénévolat. C'est pourquoi le formulaire d'inscription doit être envoyé au plus grand nombre de personnes possible. Tous les participants à l'organisation d'un événement peuvent être impliqués afin d'élargir le réseau. Une autre possibilité est de collaborer avec des associations. De nombreuses manifestations comptent sur le soutien d'associations sportives et culturelles de la région. La réciprocité de l'aide ainsi qu'une éventuelle participation aux bénéfices par rapport aux heures d'engagement fournies constituent des arguments de poids pour une collaboration. Une prise de contact avec des associations de l'environnement géographique ou sportif/culturel proche s'impose donc dans la plupart des cas. La plateforme de Swiss Volunteers permet d'administrer facilement les groupes de bénévoles et offre une vue d'ensemble optimale de leurs missions et des heures qu'ils ont effectuées.
Trouve dès aujourd'hui les bénévoles pour ton prochain événement !
En commençant tôt, en utilisant la communication de manière optimale et en utilisant le réseau existant, rien ne vous empêche de recruter des bénévoles. Les défis actuels tels que la réticence et les désistements de dernière minute peuvent être contrés grâce aux conseils mentionnés ci-dessus. Le secrétariat de Swiss Volunteers se tient à ta disposition pour toute question supplémentaire concernant le recrutement de bénévoles pour ton prochain événement. Tu veux commencer à recruter tes bénévoles dès aujourd'hui ? Tu peux accéder à la plate-forme de Swiss Volunteers, où tu peux créer ton événement en quelques minutes : Plate-forme Swiss Volunteers