Plattform-Anleitung für Event-Organisatoren

Deinen Event erstellen

Ich habe bereits mit Swiss Volunteers zusammengearbeitet:

Wenn du schon mit Swiss Volunteers gearbeitet hast, besteht deine Event-Organisation bereits. Verfügst du über die Rolle des "Event-Organisations-Administrators", kannst du die Event-Organisation verwalten und neue Events erstellen. Unter "Events" kannst du bisherige Events kopieren oder einen Event neu erstellen. Solltest du nicht über die Rechte des "Event-Organisations-Administrators" verfügen, kontaktiere die Person mit diesen Rechten, damit sie dir den erstellen Event samt den Rechten als "Event-Administrator" zuteilt.

Ich habe noch nie mit Swiss Volunteers zusammengearbeitet:

Auf der Plattform von Swiss Volunteers kannst du direkt deine Event-Organisation und deinen Event erstellen. Sobald du den Erstellungsprozess beendet hast, wird deine Event-Organisation sowie dein Event erstellt und steht dir zur Bearbeitung zur Verfügung. Weitere Personen können im Menu-Punkt "Benutzerverwaltung" zur Administration des Events hinzugefügt und mit den entsprechenden Rollen ausgestattet werden.

Auf der Plattform von Swiss Volunteers können Personen mit einer oder mehreren Rollen ausgestattet werden. Diese ist oben Links ersichtlich und können durch Klicken auf den Benutzernamen mittels Drop-Down Menu gewechselt werden. Nachfolgend werden die vorhandenen Rollen in absteigender Form beschrieben:

EO-Administrator

Der Event-Organisations-Administrator verfügt über alle Rechte einer Organisation, an welche die Events angebunden sind. Er kann selbst neue Events erstellen und Rollen vergeben. Der EO-Administrator wird beim Anmeldeprozess der Organisation festgelegt. Es können weitere EO-Administratoren zu einer Organisation hinzugefügt werden, in dem eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person unter "Benutzer" hinzugefügt wird.

Event-Administrator

Der Event-Administrator verwaltet Events und hat keinen Einfluss auf die übergeordnete Organisation. Event-Administratoren werden durch den EO-Administrator mit der Rolle für den jeweiligen Event ausgestattet. Es können weitere Event-Administratoren zu einer Organisation hinzugefügt werden, in dem eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person unter "Benutzer" hinzugefügt wird.

Ressort-Administratoren*

Ein Ressort-Administrator verwaltet sein zugeteiltes Ressort und die zugehörigen Aufgaben und Einsätze. Der Event-Administrator kann im Event unter "Benutzerverwaltung" eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person mit der Rolle des Ressort-Administrators ausstatten.

Helfer-Gruppen Verantwortliche*

Helfer-Gruppen Verantwortliche sind die Ansprechsperson im Vorfeld eines Events für eine individuelle Gruppe. Er kann sich von der Ansprechsperson, welche vor Ort die Gruppe leitet, unterscheiden. Der Event-Administrator kann im Event unter "Benutzerverwaltung" eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person mit der Rolle des Helfer-Gruppen Verantwortlichen ausstatten.

* Diese Rollen sind nicht verpflichtend für die Durchführung eines Events.

Bedeutung Publikation

Die Eventpublikation erlaubt dem Event-Organisator, den Event bereits auf der Plattform sowie der Website von Swiss Volunteers zu präsentieren und darauf aufmerksam zu machen, dass die Anmeldung bald geöffnet wird. Die Publikation des Events bedeutet nicht, dass die Anmeldung geöffnet ist.

Eventprofil ausfüllen

Ein Teil des Eventprofils wird mit den während der Event-Erstellung eingetragenen Angaben automatisch ausgefüllt. Alle leeren Felder sind durch den Event-Organisator zu vervollständigen. Beachte hierzu die Vertiefung Eventeinstellungen. Achtung: Speichern nicht vergessen.

Publikation des Events

Damit der Event öffentlich publiziert werden kann, muss nach dessen Erstellung das Eventprofil komplett ausgefüllt werden. Wenn alle notwendigen Punkte ausgefüllt sind (vgl. Checkliste Publikation) , kann der Schalter «Öffentlich publiziert» aktiviert werden. Danach erscheint der Event in der Eventliste auf der Plattform von Swiss Volunteers. Ein Event kann auch öffentlich publiziert werden, wenn die Volunteer-Anmeldung noch nicht geöffnet ist. Achtung: Die Anmeldung muss unter "Anmeldung" entsprechend freigegeben werden und wird nicht automatisch mit der Publikation freigegeben. Vgl. Dazu das Kapitel "Volunteer-Anmeldung öffnen".

Bedeutung Anmeldung

Damit die öffentliche Anmeldung für den Event aktiviert wird, müssen unter dem Menüpunkt Anmeldung alle Felder ausgefüllt sein (Achtung: Speichern nicht vergessen). Unter Anmeldung kann der Zeitraum für die öffentliche Anmeldung zu deinem Event festgelegt und bestimmt werden, wie die Volunteers ihre Verfügbarkeit angeben sollen (vgl. Vertiefung Verfügbarkeitszeitraum). Für die Anmeldung von Gruppen finden sich unter Gruppen alle notwendigen Informationen.

Einstellungen

Neben der Verfügbarkeit der Volunteers können auch deren Ressort-Prioritäten abfragt werden. Damit Ressorts angezeigt werden, müssen diese aktiv gestellt und die öffentliche Anmeldung aktiviert sein. Die direkte Anmeldung auf Einsätze ist, sofern Bedarf, möglich. Dafür müssen unter Menüpunkt "Einsätze" entsprechende Einsätze mit dem Verwendungszweck Anmeldeformular erstellen. Diese Einsätze müssen zwingend mit einem oder mehr Einsätzen vom Typ "Einteilung" ergänzt werden. (Vgl. Vertiefung Einsätze unter Aufgaben und Einsätze)

Die Anmeldung kann mittes «Anmeldung simulieren» bereits vor der Freigabe eingesehen werden und zeigt, wie sie aus Volunteer-Sicht erscheint. Sobald alles stimmt, kann der Schalter "Öffentliche Anmeldung aktivieren" aktiviert werden.

Verfügbarkeitszeitraum

Der Verfügbarkeitszeitraum definiert die Anmeldemöglichkeiten der Volunteers im Anmeldeformular. Je nach Typ der Veranstaltung bieten sich ein anderer Typ des Verfügbarkeitszentrum an. Vgl. Vertiefung Verfügbarkeitszeitraum.

Anmeldelinks

Anmeldelinks ermöglichen das Erstellen von ressort- oder gruppenspezifischen Links, welche ergänzend zum allgemeinen Anmeldelink verwendet können. Dabei wird bei der Anmeldung über einen solchen Link die Volunteers dem entsprechenden Ressort oder Gruppe zugeteilt.

Anforderungen

Unter dem Reiter Anforderungen können Anforderungen und Informationen erfasst werden, welche bei der Anmeldung abgefragt werden sollen (Beispiel T-Shirt-Grösse).

Über den Button "Anforderungen verwalten" können für das jeweilige Ressort zwingende Anforderungen und Informationen hinterlegt werden, welche für den Event-Organisator nicht zwingend, aber relevant sind. Diese Angaben werden bei der Anmeldung bei allen Volunteers abgefragt. Anforderungs- und Informationsabfragen können auch auf Stufe Ressort gemacht werden. Alle im Event hinterlegten Anforderungen werden im Menu-Punkt "Anforderungs-Übersicht" aufgelistet und können auch dort, wenn nötig, bearbeitet werden.

Die Ressorts stellen die oberste Stufe in der Organisationsübersicht dar. Ihnen zugeordnet werden können Unterressorts, Aufgaben als auch Einsätze. Welche Organisationsform gewählt wird, obliegt dem Event-Organisator.

Ressorts erfassen

Unter "Ressorts" können beliebig viele Ressorts erstellt werden. Es empfiehlt sich, für jedes Ressort eine Beschreibung zu hinterlegen, damit die Volunteers wissen, was dieses Ressort beinhaltet. Für jedes Ressort eine Örtlichkeit erfasst werden, damit diese Information dann auch im Einsatzplan des Volunteers erscheint. Wenn sinnvoll, können auf die selbe Art und Weise auch Unterressorts erstellt werden und den übergeordneten Ressorts zugeteilt werden. Achtung: Damit ein Ressort in der Anmeldung angezeigt wird, muss "Öffentliche Anmeldung möglich" aktiviert werden.

Sobald erstellt, können Ressorts Aufgaben zugeteilt, kopiert als auch spezifische Anforderungen hinzugefügt werden.

Unterscheidung Aufgaben und Einsätze

Aufgaben beschreiben eine Tätigkeit (Bsp: Eingangskontrolle) und werden Ressorts oder Unterressorts zugeordnet. Die Aufgabe ermöglichen die verbesserte Übersicht über die laufenden Tätigkeiten am Event. Einsätze hingegen beschreiben Ort und Zeit einer Tätigkeit (Bsp: Löwenplatz / Mo 31.03. 08.30 – 11.30). 

Aufgaben

Die Aufgaben funktionieren als Beschrieb der Tätigkeit und sind mit zugehörigen Einsätzen verbunden. Der Beschrieb der Aufgabe wird nicht im Anmeldeformular angezeigt, sondern erscheint auf den Einsatzplänen, sobald diese freigegeben sind. Die Zeiten und Örtlichkeiten werden über den zugehörigen Einsatz definiert. Aufgaben sind nicht zwingend für die Einsatzplanung, ermöglichen dem Event-Organisator aber ergänzende Tätigkeitsbeschriebe und eine übersichtliche Eventstruktur.

Analog den Ressorts werden die Aufgaben unter "Aufgaben" erstellt und können, sobald erstellt, Ressorts zugeteilt werden, kopiert als auch spezifische Anforderungen hinzugefügt werden. Bei repetitiven Aufgaben empfiehlt es sich, einen Turnus zu erstellen und diesen dann beliebig zu kopieren und anzupassen.

Über den Button "Anforderungen verwalten" können für die jeweilige Aufgabe zwingende Anforderungen und Informationen hinterlegt werden, welche für den Event-Organisator nicht zwingend, aber relevant sind. Diese Angaben werden folglich bei der Anmeldung bei allen Volunteers abgefragt. 

Einsätze

Die Einsätze werden unter "Einsätze" erstellt. Zu Gunsten der Übersicht empfiehlt es sich, die jeweiligen Einsätze spezifisch zu bezeichnen. Einsätze können einem Ressort, einem Unterressort oder auch einer Aufgabe zugeteilt werden. Für jeden Einsatz ist eine Örtlichkeit zu erfassen, um den Volunteers anzugeben, wo ihr Einsatz stattfinden wird. Wichtig: Die Anzahl Volunteers ist nun nicht mehr ein Plan-Wert, sondern die effektiv für den Einsatz benötigten Volunteers.

Bei Einsätzen werden zwei verschiedene Typen unterschieden: "Anmeldeformular" und "Einteilung". Der Typ "Anmeldeformular" ist nur für die Anmeldung gedacht (Ausschreibung auf Einsätze) und muss mit min. einem Einsatz des Typs "Einteilung" kombiniert werden. Anmeldungen auf Ressorts und Unterressorts können direkt mit Einsätzen des Typs "Einteilung" kombiniert werden. Vgl. Vertiefung Einsatztypen.

Angemeldete Volunteers

Im Menupunkt "Anmeldungen" werden alle angemeldeten Volunteers mit zugehörigem Anmeldedatum aufgelistet. Die durch den Volunteer ausgewählten Anmeldedaten (Daten sowie Ressorts mit Priorisierungen) können über den Button "Anmeldedaten anzeigen" abgerufen werden. Zudem können mit dem Button "Informationen" alle relevanten Informationen zum jeweiligen Volunteer angezeigt werden. 

Kommunikation mit Volunteers

Unter "Anmeldungen" sind alle Volunteers aufgelistet, welche sich für den Event angemeldet haben. Mit Klick auf den Button "Nachricht senden" rechts in der Liste, können einzelne Volunteers mittels einer Systemnachricht kontaktiert werden. Die Volunteers erhalten die Nachricht auf ihrem Volunteer-Profil als auch via E-Mail. Sollen mehrere oder alle Volunteers kontaktiert werden, können diese oben links in der Liste ausgewählt und angeschrieben werden. Vgl. Kommunikation

Handhabung Oberfläche der Einsatz-Einteilung

Die Volunteers, welche sich für den Event angemeldet haben, können im Bereich "Einteilungen" auf die vorher erstellten Einsätze des Typs "Einteilung" zugeteilt werden.

Mittel "Zuweisen/Einteilen" wird die Oberfläche für Zuweisung geöffnet. Bei Bedarf können bereits eingeteilte Volunteers sowie Teilverfügbarkeiten der Volunteers angezeigt werden.

Auf der Oberfläche erscheinen vier Fenster mit folgenden Funktionen:

• Die Eventstruktur ist ein Abbild der vorgängig hinterlegten Ressorts und Aufgaben mit den ihnen jeweils zugewiesenen Einsätzen. Diese sind beliebig ein- und ausklappbar.
• Durch das Klicken auf die jeweilige Stufe der Eventstruktur erscheinen im untenstehenden Fenster die detaillierten Informationen zur jeweiligen Organisationsstufe.
• Unter "Zuweisungen" sind alle für den Event angemeldeten Volunteers aufgelistet. Diese werden dabei gemäss ihrer Ressortanmeldung aufgelistet. Die MQ (Matching-Quote) entspricht dabei dem Wert, wie gut ein Volunteer auf den jeweiligen Einsatz passt gemäss seinen beim Anmeldeprozess gemachten Angaben.
• Durch das Klicken auf den Volunteer erscheinen im unteren Fenster alle relevanten Informationen zum Volunteer.

Zuweisung und Einteilung der Volunteers

Der Einteilungs- und Freigabeprozess findet in drei Schritten statt:

1. Zuweisung

Mit der Auswahl des jeweiligen Ressorts erscheinen die Volunteers, welche sich auf das Ressort angemeldet haben. Durch Klicken auf die Kästchen vor den jeweiligen Volunteers werden die Funktionen "Hinzufügen" und "Entfernen" aktiviert. Die Volunteers können nun einem Ressort, Unterressorts oder einer Aufgabe zugewiesen werden. Ein Volunteer kann bei mehreren Ressorts, Unterressorts und Aufgaben zugewiesen werden. Achtung: Die Zuweisung entspricht nicht einer definitiven Zuteilung, sondern dient der Übersicht und ist Voraussetzung für den zweiten Schritt, die Einteilung.

2. Einteilung

Die im ersten Schritt zugewiesenen Volunteers können nun auf die bereits erstellten Einsätze zugeteilt werden. Dabei gibt die Plattform automatisch an, wer einen Einsatz nicht wahrnehmen kann, wer bereits durch einen anderen Einsatz verhindert und wem ein Einsatz zugeteilt werden kann. Bereits zugeteilte Einsätze eines Volunteers sind über den Info-Button sowie im untenstehendem Informationsfeld angegeben. Nach erfolgter Zu- und Einteilung kann das Fenster geschlossen werden. Der Volunteer sieht seine Einsätze nach erfolgter Einteilung noch nicht.

3. Freischalten

Damit die Volunteers ihre zugeteilten Einsätze in ihrem Profil einsehen können, müssen diese freigeschalten werden. Im Menu-Punkt "Einteilungen" erscheint die Übersichtsliste aller Einsätze. Über den Button "Einteilung freischalten", werden die zugeteilten Einsätze für den Volunteer auf seinem Profil zugänglich. Zudem erhält er eine Systemmeldung auf seinem Profil. 

Nachweis der geleisteten Kommunikationsmassnahmen

Nachdem der Event durchgeführt wurde, muss der Event-Organisator via «Einstellungen» unter «Kommunikationsmassnahmen» bei den jeweiligen Kommunikationsmassnahmen über «Verwalten» einen entsprechenden Nachweis hochladen. Bei materiellen Kommunikationsmassnahmen wie Banner ist ein entsprechendes Bild zu hinterlegen. Kommunikationsmassnahmen, welche nicht mit einem Nachweis belegt werden können, werden zu Lasten des Veranstalters in der Abrechnung nachverrechnet.

Stundenfreigabe Volunteers

Nach erfolgtem Event sind für alle eingeteilten Volunteers die geleisteten Stunden zu hinterlegen. Unter «Einsatzstunden» sind alle anhand der Einteilungen berechneten Stunden pro Volunteer hinterlegt. Diese können entweder bestätigt oder über «Bearbeiten» entsprechend angepasst werden. Die Stunden sind für alle Volunteers entsprechend der geleisteten Stunden zu erfassen.

Endabrechnung

Nachdem die Nachweise der Kommunikationsmassnahmen sowie die Stunden der Volunteers vollumfänglich hinterlegt sind, löst Swiss Volunteers die Endabrechnung aus. Dabei werden die eingeteilten Volunteers sowie die geleisteten Kommunikationsmassnahmen überprüft und entsprechend verrechnet. Sobald die Schlussrechnung bereitsteht, wirst du per Mail informiert.

Benutzerrollen entfernen

Der EO-Administrator kann in seiner Organisation unter «Benutzer», Benutzerrollen administrieren und bei Bedarf entfernen. Vor allem bei wiederkehrenden oder mehreren, gleichzeitig administrierten Events auf Swiss Volunteers kann der EO-Administrator nach Abschluss des Events die Benutzerrollen verwalten und Personen, welche keinen Zugriff mehr auf den Event benötigen als «Event Administratoren» entfernen. So sehen diese Personen nur die aktuell relevanten Rollen in ihrem persönlichen Profil.

Gruppen erfassen

Gruppen ermöglichen dem Event-Organisator die Abbildung von im Event involvierten Vereinen und Organisationen. Diese können durch den Event-Organisator über den Menu-Punkt "Helfergruppen" erstellt und die zugehörigen Informationen hinterlegt werden. Der Gruppenverantwortliche nimmt dabei die Rolle der Gruppenadministration ein, während der Gruppenchef während dem Einsatz für die Gruppe verantwortlich ist. Grundsätzlich kann es sich hierbei auch um dieselbe Person handeln. Eine Gruppe kann zudem mit Zahlungsverbindungen und Anschrift ergänzt werden, sollte im Nachgang an den Anlass eine Gutschrift an den Verein oder die Organisation fliessen für die geleisteten Stunden.

Reale und fiktive Volunteers

Die Plattform unterscheidet zwei Typen von Volunteers. Reale Volunteers sind Personen, welche über ein Volunteer-Profil bei Swiss Volunteers verfügen, ein solches erstellen können und deren Einsatz einer spezifischen Person zugeordnet werden kann. Fiktive Volunteers sind Personen, deren Einsätze nicht spezifischen Personen zugeordnet werden können. Beispielsweise eine Organisation, welche eine Anzahl Personen als Volunteers stellt, aber nicht klar ist, welche Personen effektiv den Einsatz leisten werden.

Wir empfehlen, dass wann immer möglich mit realen Volunteers gearbeitet wird. In welcher Kombination reale und fiktive Volunteers in einer Gruppe möglich sind, obliegt dem Event-Organisator. Dem Gruppen-Verantwortlichen ist es möglich, selbst fiktive Volunteers erstellen.

Volunteer-Anmeldungen für Gruppen

Damit sich ein Volunteer für eine Gruppe anmelden kann, muss er sich über den gruppenspezifischen Anmeldelink anmelden. Dieser wird im Menu-Punkt "Anmeldung" erstellt und durch den Event-Organisator dem jeweiligen Gruppenverantwortlichen zugesendet. Dieser wiederum verteilt den Link dann innerhalb seinen potentiellen Helfern des Vereins oder der Organisation. Das Anmeldeformular entspricht bei Gruppen dem generellen Anmeldeformular, hinterlegt aber im Hintergrund die Gruppenzugehörigkeit. Volunteers können auch manuell durch den Event-Organisator zu bestehenden Gruppen hinzugefügt werden. Hier zu muss über "Helfer" die Funktion "Zuordnung von Helfer zu Gruppe" genutzt werden.

Gruppen bearbeiten

Gruppen können jederzeit nach ihrer Erstellung bearbeitet werden. Zudem können über den Menu-Punkt "Helfer" bereits angemeldete Volunteers zu einer Gruppe einzeln oder auch gesammelt hinzugefügt werden oder entfernt werden. Somit können auch nach der Öffnung noch weitere Gruppen erstellt und mit angemeldeten Volunteers bestückt werden. Mittels der Rolle "Gruppen-Verantwortlicher" können die jeweiligen Gruppen geöffnet und administriert werden. Dabei können auch Volunteers aus einer Gruppe entfernt werden.

Jede Gruppe muss zwingend, sobald sich alle Volunteers für die Gruppe angemeldet haben, durch den Gruppen-Verantwortlichen bestätigt werden.

Anpassen von Login- und Profildaten

Unter "Mein Profil" kannst du jederzeit deine Personendaten überprüfen und bearbeiten. Zudem kannst du hier dein Passwort jederzeit ändern. Unter "Meine Ressourcen" kannst du die wichtigsten Informationen zu deinen Fähigkeiten hinterlegen und anpassen. Solltest du dein Passwort vergessen haben, kannst du dieses jederzeit im Login-Fenster mittels der Funktion "Passwort zurücksetzen" neu erstellen.

Login funktioniert nicht

Solltest du Probleme beim Login haben, dann kontaktiere die Geschäftsstelle von Swiss Volunteers via .

Allgemein

Die Kommunikationsmassnahmen zu Gunsten Swiss Volunteers ermöglichen dem Veranstalter die Preisreduktion des Basisbetrags um bis zu 70%. Diese sind bei der Bestellung entsprechend der Angaben auszuwählen. Die verschiedenen Kommunikationsmassnahmen sind mit Punkten dotiert, das Maximum von 100 Punkten entspricht der Preisreduktion von 70%.

Verwaltung

Die Kommunikationsmassnahmen eines Events können durch den Event-Administrator jederzeit über "Einstellungen" unter "Kommunikationsmassnahmen" eingesehen und verwaltet werden. Dabei werden die zu erbringenden Leistungen aufgelistet als auch die durch Swiss Volunteers freizugebenden Kommunikationsmassnahmen angezeigt. Die Freigabe hat vor der Produktion / Umsetzung zu erfolgen und ist zwingend. Kommunikationsmassnahmen, welche keine Freigabe benötigen, können direkt umgesetzt werden. Über den Info-Button können alle relevanten Informationen, Beispiele sowie die zugehörigen Downloads abgerufen werden. Am Ende eines Events sind alle geleisteten Kommunikationsmassnahmen zu Handen der Endabrechnung in diesem Bereich per Upload zur Verfügung zu stellen.

Anpassungen

Sollten Kommunikationsmassnahmen nicht umgesetzt werden können, so wird dies in der Endabrechnung entsprechend erfasst und der beim Erfassen des Events reduzierte Preis um den entsprechenden Betrag nachverrechnet. Möchte der Veranstalter, andere oder ergänzende Kommunikationsmassnahmen umsetzten, dann muss er mit der Geschäftsstelle via helpdesk@go.swissvolunteers.ch Kontakt aufnehmen.

Die Kommunikation mit den Volunteers vor-, während als auch im Nachgang des Events ist essenziell für die Bindung der Volunteers an den Event. Daher bietet die Plattform von Swiss Volunteers verschiedene Möglichkeiten, mit den Volunteers direkt zu kommunizieren.

E-Mail

Unter "Anmeldungen" sowie "Helfer" können beliebige Volunteers einzeln oder auch gesammelt via E-Mail kontaktiert werden. So kann im Vorfeld des Events auf die Veröffentlichung der Einsatzpläne oder auch spezifische Informationen hingewiesen werden. Wir empfehlen, einen regelmässigen und inhaltsvermittelnden Kontakt mit den Volunteers im Vorfeld des jeweiligen Events zu pflegen.

SMS

Während dem Registrierungsprozess kann die SMS-Option für eine Pauschale von CHF 40.00 sowie Kosten pro SMS von CHF 0.05 aktiviert werden. Dies ermöglicht das direkte Zusenden von Nachrichten an die ausgewählten Volunteers. Dies empfiehlt sich vor allem rund um den Event, wenn ausgewählte Volunteers gezielt mit Informationen versorgt werden müssen. Die SMS-Funktion kann nachträglich noch zur Bestellung ergänzt werden, hierzu muss der Veranstalter mit der Geschäftsstelle von Swiss Volunteers via helpdesk@go.swissvolunteers.ch aufnehmen.