Mode d’emploi de la plateforme pour les organisateurs de manifestations

Créer ta manifestation

J’ai déjà travaillé avec Swiss Volunteers:

Si tu as déjà travaillé avec Swiss Volunteers, ton organisation de manifestations existe déjà. Si tu as le rôle d’«administrateur de l’organisation de manifestations», tu peux gérer l’organisation de manifestations et créer de nouvelles manifestations. Sous «Manifestations», tu peux copier des manifestations précédentes ou en créer de nouvelles. Dans le cas où tu ne disposerais pas des droits d’«administrateur de l’organisation de manifestations», contacte la personne ayant ces droits pour qu’elle t’attribue la manifestation créée ainsi que les droits d’«administrateur de la manifestation».

Je n’ai encore jamais travaillé avec Swiss Volunteers:

Tu peux créer directement ton organisation de manifestations et ta manifestation sur la plateforme de Swiss Volunteers. Dès que tu as fini le processus de création, ton organisation de manifestations ainsi que ta manifestation sont créées et tu peux alors les modifier. La rubrique de menu «Gestion des utilisateurs» te permet d’ajouter d’autres personnes à l’administration de la manifestation et de leur attribuer les rôles correspondants.

Sur la plateforme de Swiss Volunteers, plusieurs rôles peuvent être attribués aux personnes. Ce rôle est affiché en haut à gauche et peut être modifié via le menu déroulant qui s’affiche en cliquant sur le nom d’utilisateur. Tu trouveras ci-dessous une description des rôles existants dans l’ordre hiérarchique:

Administrateur OM

L’administrateur de l’organisation de manifestations (OM) dispose de tous les droits d’une organisation à laquelle sont rattachées les manifestations. Il peut créer lui-même de nouvelles manifestations et attribuer des rôles. L’administrateur OM est défini lors du processus d’inscription de l’organisation. D’autres administrateurs OM peuvent être ajoutés à une organisation en rajoutant sous «Utilisateur» une personne enregistrée ou une nouvelle personne.

Administrateur de la manifestation

L’administrateur de la manifestation gère les manifestations et n’a aucune influence sur l’organisation à laquelle il est subordonné. Les administrateurs de manifestations sont définis par l’administrateur OM pour la manifestation correspondante. D’autres administrateurs de manifestation peuvent être ajoutés à une organisation en rajoutant sous «Utilisateur» une personne enregistrée ou une nouvelle personne.

Administrateurs de secteur*

Un administrateur de secteur gère le secteur qui lui est attribué, les tâches correspondantes et les engagements. L’administrateur de la manifestation peut sous «Gestion des utilisateurs» attribuer le rôle d’administrateur de secteur à une personne déjà enregistrée ou à une nouvelle personne.

Responsables de groupes de bénévoles*

Les responsables de groupes de bénévoles sont les personnes de contact pour un groupe individuel avant une manifestation. Elles peuvent différer de la personne de contact qui dirige le groupe sur place. L’administrateur de la manifestation peut attribuer le rôle de responsable des groupes de bénévoles à une personne déjà enregistrée ou à une nouvelle personne sous «Gestion des utilisateurs».

* Ces rôles ne sont pas obligatoires pour le déroulement d’une manifestation

Définition de la publication

La publication de la manifestation permet à l’organisateur de manifestations de présenter la manifestation à l’avance sur la plateforme et le site Internet de Swiss Volunteers, et d’informer sur l’ouverture imminente des inscriptions. La publication de la manifestation n’implique pas l’ouverture des inscriptions.

Remplir le profil de la manifestation

Une partie du profil de la manifestation est automatiquement remplie avec les données indiquées lors de la création de la manifestation. Tous les champs vides doivent être complétés par l’organisateur de la manifestation. Observe pour cela les Paramètres de la manifestation en détail. Attention: n’oublie pas de sauvegarder.

Publication de la manifestation

Afin de publier officiellement la manifestation, il faut que le profil de la manifestation soit complètement rempli après sa création. Lorsque tous les points nécessaires seront remplis (cf. Checklist publication), le bouton «Publié officiellement» pourra être activé. La manifestation apparaîtra ensuite dans la liste des manifestations sur la plateforme de Swiss Volunteers. Une manifestation peut être publiée officiellement, même si l’inscription pour les bénévoles n’est pas encore ouverte. Attention: L’inscription doit être activée sous «Inscription», elle ne se fait pas automatiquement lors de la publication. Voir pour cela le chapitre «Activer l’inscription pour les bénévoles».

Définition de l’inscription

Afin d’activer l’inscription publique pour la manifestation, tous les champs doivent être remplis dans la rubrique de menu «Inscription». (Attention: n’oublie pas de sauvegarder). Sous «Inscription», la période pour l’inscription publique à la manifestation peut être fixée ainsi que la manière dont les bénévoles doivent indiquer leur disponibilité (voir Détails période de disponibilité). Pour l’inscription de groupes, tu trouveras toutes les informations nécessaires sous l’onglet Groupes.

Préférences

En plus de leur disponibilité, il est également possible de demander aux bénévoles leurs secteurs par ordre de priorité. Pour que les secteurs soient affichés, ils doivent être activés, tout comme l’inscription publique. L’inscription directe pour des engagements est possible en cas de besoin. Pour cela, des engagements doivent être créés via la fonction «Formulaire d’inscription» sous la rubrique de menu «Engagements». Ces engagements doivent obligatoirement être complétés par un ou plusieurs engagements du type «Répartition». (Voir Engagements en détail sous «Tâches et engagements»)

L’inscription peut être visualisée avant l’activation via le bouton «Simuler l’inscription» et montre comment elle s’affiche pour le bénévole. Si tout est correct, le bouton «Activer l’inscription publique» peut être activé.

Période de disponibilité

La période de disponibilité définit les possibilités d’inscription des bénévoles dans le formulaire d’inscription. Selon le type de manifestation, un autre type de période de disponibilité peut être proposé. Voir Période de disponibilité en détail.

Liens d’inscription

Les liens d’inscription permettent de créer des liens spécifiques aux secteurs ou aux groupes, qui peuvent être utilisés en complément des liens d’inscription généraux. Lors de l’inscription via un tel lien, les bénévoles peuvent être attribués au secteur ou au groupe correspondant.

Exigences

Sous l’onglet «Exigences», des exigences et des informations devant être demandées lors de l’inscription peuvent être saisies (par ex. taille de t-shirt).

Via le bouton «Gérer les exigences», tu peux indiquer les exigences et les informations obligatoires pour le secteur concerné. Elles ne sont pas obligatoires, mais pertinentes pour l’organisateur de la manifestation. Ces données sont demandées à tous les bénévoles lors de l’inscription. Les exigences et les informations peuvent également être demandées au niveau du secteur. Toutes les exigences définies pour la manifestation sont listées dans le menu «Aperçu des exigences».

Les secteurs représentent le niveau le plus haut dans l’aperçu de l’organisation. Des sous-secteurs, des tâches et des engagements peuvent leur être ajoutés. Le choix de la forme d’organisation revient à l’organisateur de la manifestation.

Saisir des secteurs

Un nombre illimité de secteurs peut être saisi sous «Secteurs». Il est recommandé de mettre une description pour chaque secteur afin que les bénévoles sachent ce qu’ils comportent. Un lieu doit également être indiqué pour chaque secteur afin que cette information soit ensuite affichée dans le plan d’engagement du bénévole. Si judicieux, des sous-secteurs peuvent également être créés et attribués aux secteurs de niveau supérieur. Attention: Pour qu’un secteur soit affiché dans l’inscription, le bouton «Inscription publique possible» doit être activé.

Dès qu’un secteur est créé, des tâches peuvent lui être attribuées ou copiées et des exigences spécifiques ajoutées.

Différence entre tâches et engagements

Les tâches décrivent une activité (par ex. le contrôle des entrées) et sont attribuées à des secteurs ou des sous-secteurs. Les tâches permettent d’avoir un meilleur aperçu des activités qui auront lieu pendant la manifestation. Les engagements cependant décrivent le lieu et la durée d’une activité (par ex. Löwenplatz / lundi 31.03 8h30 – 11h30).

Tâches

Les tâches décrivent l’activité et sont liées aux engagements correspondants. La description de la tâche n’est pas affichée dans le formulaire d’inscription, mais dans les plans d’engagement dès qu’ils sont activés. Les heures et les lieux sont définis dans l’engagement correspondant. Les tâches ne sont pas obligatoires pour la planification des engagements, mais elles permettent à l’organisateur de l’évènement d’avoir une description des activités et une vue d’ensemble de la structure de la manifestation.

Comme pour les secteurs, les tâches sont créées sous «Tâches» et peuvent, dès qu’elles sont créées, être attribuées à des secteurs, copiées ou des exigences peuvent y être ajoutées. Pour les tâches répétitives, il est recommandé de créer un roulement, de le copier puis de l’adapter.

Via le bouton «Gérer les exigences», des exigences obligatoires et des informations peuvent être ajoutées à la tâche concernée. Elles ne sont pas obligatoires, mais pertinentes pour l’organisateur de la manifestation. Ces données sont ensuite demandées à tous les bénévoles lors de l’inscription.

Engagements

Les engagements sont créés sous «Engagements». Pour un avoir bon aperçu, il est recommandé de décrire chaque engagement de manière spécifique. Les engagements peuvent être attribués à un secteur, à un sous-secteur ou à une tâche. Pour chaque engagement, un lieu doit être saisi pour indiquer aux bénévoles le lieu de leur engagement. Important: Le nombre de bénévoles n’a désormais plus une valeur de plan, mais correspond au nombre de bénévoles effectivement nécessaires pour l’engagement.

On distingue deux types d’engagement: «Formulaire d’inscription» et «Répartition». Le type «Formulaire d’inscription» n’a été conçu que pour l’inscription (appel à engagements) et doit être combiné avec au moins un engagement du type «Répartition». Les inscriptions aux secteurs et aux sous-secteurs peuvent directement être combinées avec les engagements du type «Répartition». Voir Types d’engagement en détail

Bénévoles inscrits

Tous les bénévoles et leurs dates d’inscription sont listés dans la rubrique de menu «Inscription». Les données d’inscription sélectionnées par le bénévole (données ainsi que secteurs avec ordre de priorité) peuvent être affichées via le bouton «Afficher les données d’inscription». Le bouton «Informations» permet en plus d’afficher toutes les informations pertinentes pour chaque bénévole.

Communication avec les bénévoles

Tous les bénévoles qui se sont inscrits à la manifestation sont listés sous «Inscription». En cliquant sur le bouton «Envoyer un message» à droite dans la liste, vous pouvez contacter chaque bénévole individuellement via un message système. Les bénévoles reçoivent le message sur leur profil de bénévole et par e-mail. Si tu dois contacter plusieurs ou tous les bénévoles, tu peux les sélectionner en haut à gauche dans la liste puis leur écrire. Voir Communication

Manipulation de l’interface de répartition des engagements

Les bénévoles qui se sont inscrits à la manifestation peuvent être répartis dans les engagements de type «Répartition» créés au préalable dans le domaine «Répartitions».

L’interface pour la répartition s’affiche au moyen du bouton «Attribuer/répartir». Si besoin, les bénévoles déjà répartis ainsi que les disponibilités partielles des bénévoles peuvent être affichés.

Sur l’interface, quatre fenêtres ayant les fonctions suivantes s’affichent:

• La structure de la manifestation est une représentation des secteurs et des tâches définis au préalable avec les engagements qui leur ont été attribués. Vous pouvez les ouvrir et les rabattre comme vous le souhaitez.
• En cliquant sur le niveau correspondant de la structure de la manifestation, les informations détaillées sur chaque niveau d’organisation s’affichent dans la fenêtre en bas.
• Tous les bénévoles inscrits à la manifestation sont listés sous «Attributions». Ils sont listés conformément à leur inscription aux secteurs. La MQ (valeur de matching) indique dans quelle mesure un bénévole correspond à l’engagement en fonction des données qu’il a indiquées lors de son inscription.
• En cliquant sur le bénévole, toutes les informations pertinentes sur le bénévole s’affichent dans la fenêtre en bas.

Attribution et répartition des bénévoles

Le processus d’attribution et d’activation se déroule en trois étapes:

1. Attribution

En sélectionnant le secteur, les bénévoles qui s’y sont inscrits apparaissent. En cliquant sur la petite case en face des bénévoles, les fonctions «Ajouter» et «Supprimer» sont activées. Les bénévoles peuvent désormais être attribués à un secteur, à un sous-secteur ou à une tâche. Un bénévole peut être attribué à plusieurs secteurs, sous-secteurs et tâches. Attention: L’attribution ne correspond pas à une attribution définitive. Elle ne sert qu’à donner une vue d’ensemble et constitue la condition requise pour la prochaine étape, à savoir la répartition.

2. Répartition

Les bénévoles attribués lors de la première étape peuvent désormais être répartis dans les engagements déjà créés. La plateforme indique alors automatiquement qui ne peut pas assumer un engagement, qui est déjà occupé dans un autre engagement et qui est disponible. Les engagements déjà répartis d’un bénévole sont affichés au-dessus du bouton d’information ainsi que dans le champ d’information en bas. Après l’attribution et la répartition, la fenêtre peut être fermée. Après la répartition, le bénévole ne peut pas encore voir ses engagements.

3. Activer

Afin que les bénévoles puissent voir dans leur profil les engagements qui leur ont été attribués, ces derniers doivent d’abord être activés. Dans le menu «Répartitions», une liste de synthèse de tous les engagements s’affiche. Via le bouton «Activer les répartitions», les engagements attribués apparaissent dans le profil du bénévole. Il reçoit également un message système sur son profil.

Supprimer des rôles d’utilisateur

Dans son organisation, l’administrateur OM peut gérer les rôles des utilisateurs sous «Utilisateur» et les supprimer si nécessaire. Notamment pour les manifestations récurrentes ou plusieurs manifestations gérées simultanément sur Swiss Volunteers, l’administrateur OM peut, une fois la manifestation terminée, gérer les rôles d’utilisateur et supprimer les personnes qui n’ont plus besoin d’accès à la manifestation en tant qu’«Administrateur de manifestation». Ainsi, ces personnes ne verront sur leur profil personnel que les rôles actuellement pertinents.

Le mode d’emploi pour les mesures de communication suivra. Merci pour ta compréhension. N’hésite pas à prendre contact avec le secrétariat si tu as des questions.

Créer des groupes

Les groupes permettent à l’organisateur de la manifestation d’afficher les clubs et les organisations impliqués. Ces groupes peuvent être créés par l’organisateur de la manifestation via le menu «Groupes de bénévoles» dans lequel les informations associées peuvent être indiquées. Le responsable du groupe assume alors la tâche d’administration du groupe tandis que le chef de groupe est responsable du groupe pendant l’engagement. Il peut en principe s’agir de la même personne. Un groupe peut aussi être complété avec les coordonnées de paiement et une adresse dans le cas où un avoir est attribué au club ou à l’organisation après la manifestation, en guise de récompense pour les heures effectuées.

Bénévoles réels et fictifs

La plateforme distingue deux types de bénévoles. Les bénévoles réels sont des personnes qui disposent d’un profil de bénévole chez Swiss Volunteers, qui peuvent en créer un et dont l’engagement peut être attribué à une personne spécifique. Les bénévoles fictifs sont des personnes dont les engagements ne peuvent pas être attribués à des personnes spécifiques. Par exemple une organisation place un certain nombre de personnes comme bénévoles mais il n’est pas possible de déterminer clairement parmi ces personnes lesquelles effectueront effectivement l’engagement.

Nous recommandons de travailler avec des bénévoles réels autant que possible. L’organisateur de la manifestation décide quelle combinaison de bénévoles réels et fictifs est possible dans un groupe. Le responsable de groupes peut lui-même créer des bénévoles fictifs.

Inscription des bénévoles pour les groupes

Pour qu’un bénévole puisse s’inscrire dans un groupe, il doit s’inscrire via le lien spécifique pour l’inscription au groupe. Ce lien est créé sous le menu «Inscription» et envoyé au responsable de groupes par l’organisateur de la manifestation. Le responsable de groupes transmet ensuite le lien à ses potentiels bénévoles du club ou de l’organisation. Le formulaire d’inscription pour les groupes ressemble au formulaire d’inscription général, mais inscrit en arrière-plan l’appartenance au groupe.

Modifier des groupes

Après leur création, les groupes peuvent être modifiés à tout moment. De plus, les bénévoles déjà inscrits peuvent être ajoutés ou supprimés d’un groupe individuellement ou collectivement. Après l’ouverture, d’autres groupes peuvent ainsi encore être créés et des bénévoles inscrits peuvent y être ajoutés. La fonction de «Responsable de groupes» permet d’ouvrir et d’administrer chaque groupe. Des bénévoles peuvent également être retirés d’un groupe.

Chaque groupe doit obligatoirement être confirmé par le responsable de groupes dès que tous les bénévoles s’y sont inscrits.

Adaptation des données personnelles et de connexion

Tu peux à tout moment vérifier et modifier tes données personnelles sous «Mon profil». Tu peux également changer ton mot de passe à tout moment. Tu peux mettre et modifier les informations principales concernant des aptitudes sous «Mes ressources». Si tu as oublié ton mot de passe, tu peux à tout moment en créer un nouveau via la fonction «Mot de passe oublié» dans la fenêtre de connexion.

Le login ne fonctionne pas

En cas de problèmes lors de la connexion, contacte le secrétariat de Swiss Volunteers à l’adresse .

En général

Les mesures de communication en faveur de Swiss Volunteers permettent à l'organisateur de réduire le prix du montant de base jusqu'à 70%. Celles-ci doivent être sélectionnées conformément aux spécifications lors de la commande. Les différentes mesures de communication sont récompensées par des points ; le maximum de 100 points correspond à une réduction de prix de 70%.

Administration

Les mesures de communication d'un événement peuvent être consultées et gérées par l'administrateur de la manifestation à tout moment via " Préférences " sous " Mesures de communication ". Les services à fournir et les mesures de communication à approuver par Swiss Volunteers sont indiqués. Les autorisations des propositions doivent être données avant la production/la mise en œuvre et sont obligatoires. Les mesures de communication qui ne nécessitent pas une autorisation peuvent être mises en œuvre directement. Toutes les informations pertinentes, les exemples et les téléchargements associés sont accessibles via le bouton Info. A la fin d'un événement, toutes les mesures de communication réalisées doivent être mises à disposition dans ce menu via upload pour la facturation finale.

Modifications

Si des mesures de communication ne peuvent être mises en œuvre, elles seront prises en compte en conséquence dans la facture finale et le prix réduit lors de la commande de l'événement sera ensuite chargé du montant correspondant. Si l'organisateur souhaite mettre en œuvre d'autres mesures de communication ou des mesures supplémentaires, il est prié de contacter le bureau de Swiss Volunteers via helpdesk@go.swissvolunteers.ch.

La communication avec les bénévoles avant, pendant et après la manifestation est essentielle pour créer un lien entre les bénévoles et la manifestation. C’est pourquoi la plateforme de Swiss Volunteers offre plusieurs possibilités pour communiquer directement avec eux.

E-mail

Sous «Inscription» et «Bénévoles», tu peux contacter les bénévoles individuellement ou dans un e-mail groupé. Tu peux ainsi communiquer sur la publication des plans d’engagement ou transmettre des informations spécifiques avant la manifestation. Nous te recommandons de maintenir un contact régulier avec les bénévoles pour leur transmettre des informations avant la manifestation.

SMS

Lors du processus d’inscription, l’option SMS peut être activée pour un forfait de CHF 40.- auquel s’ajoutent les coûts de CHF 0,05 par SMS. Cela permet d’envoyer directement des messages aux bénévoles sélectionnés. Cette option est surtout utile lorsque certains bénévoles doivent être spécifiquement informés lors de la manifestation.