Istruzioni della piattaforma per gli organizzatori di eventi

Crea il tuo evento

Ho già lavorato con Swiss Volunteers.

Se avete già lavorato con Swiss Volunteers, la vostra organizzazione di eventi esiste già. Se avete il ruolo di "amministratore dell'organizzazione eventi", potete gestire l'organizzazione eventi e creare nuovi eventi. Alla voce "Eventi" potete copiare gli eventi precedenti o creare un nuovo evento. Se non disponete dei diritti di "amministratore dell'organizzazione di eventi", contattate la persona che ne dispone per farvi assegnare l'evento e i diritti di "amministratore dell'evento".

Non ho mai lavorato con Swiss Volunteers prima d'ora:

Potete creare la vostra organizzazione di eventi e il vostro evento direttamente sulla piattaforma di Swiss Volunteers. Una volta completato il processo di creazione, l'organizzazione e l'evento saranno creati e disponibili per la modifica. Alla voce di menu "Amministrazione utenti" è possibile aggiungere altre persone all'amministrazione dell'evento e assegnare loro i ruoli corrispondenti.

Sulla piattaforma di Swiss Volunteers, alle persone possono essere assegnati uno o più ruoli. Questi sono visualizzati in alto a sinistra e possono essere modificati cliccando sul nome dell'utente nel menu a tendina. I ruoli esistenti sono descritti di seguito in ordine decrescente:

Amministratore EO

L'amministratore dell'organizzazione di eventi ha tutti i diritti di un'organizzazione a cui sono collegati gli eventi. Può creare nuovi eventi e assegnare ruoli. L'amministratore EO viene definito durante il processo di registrazione dell'organizzazione. È possibile aggiungere altri amministratori EO a un'organizzazione aggiungendo una persona registrata o una nuova persona creata in "Utenti".

Amministratore di eventi

L'amministratore dell'evento gestisce gli eventi e non ha alcuna influenza sull'organizzazione madre. Agli amministratori di eventi viene assegnato il ruolo per il rispettivo evento dall'amministratore di EO. È possibile aggiungere altri amministratori di eventi a un'organizzazione aggiungendo una persona registrata o una persona appena creata alla voce "Utenti".

Amministratori di settore*

Un amministratore di settore gestisce il reparto assegnatogli e i relativi compiti e incarichi. L'amministratore dell'evento può assegnare a una persona registrata o a una persona appena creata il ruolo di amministratore di reparto nell'evento in "Gestione utenti".

Responsabili dei gruppi di volontari*

I responsabili dei gruppi di assistenza sono le persone di contatto per un singolo gruppo nel periodo precedente l'evento. Possono essere diversi dalla persona di contatto che gestisce il gruppo in loco. L'amministratore dell'evento può assegnare il ruolo di responsabile del gruppo di aiuto a una persona registrata o a una persona appena creata nell'evento sotto "Amministrazione utenti".

* Questi ruoli non sono obbligatori per la realizzazione di un evento.

Significato della pubblicazione

La pubblicazione dell'evento consente all'organizzatore di presentare l'evento sulla piattaforma e sul sito web di Swiss Volunteers e di richiamare l'attenzione sul fatto che le iscrizioni saranno presto aperte. La pubblicazione dell'evento non significa che le iscrizioni siano aperte.

Compilazione del profilo dell'evento

Parte del profilo dell'evento sarà compilato automaticamente con le informazioni inserite durante il processo di creazione dell'evento. Tutti i campi vuoti devono essere compilati dall'organizzatore dell'evento. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Impostazioni evento. Attenzione: non dimenticare di salvare.

Pubblicazione dell'evento

Affinché l'evento possa essere pubblicato pubblicamente, il profilo dell'evento deve essere compilato completamente dopo la sua creazione. Una volta compilati tutti i punti necessari (vedi Lista di controllo Pubblicazione), è possibile attivare il pulsante "Pubblica". L'evento apparirà quindi nell'elenco degli eventi sulla piattaforma di Swiss Volunteers. Un evento può essere pubblicato pubblicamente anche se la registrazione dei volontari non è ancora stata aperta. Nota bene: la registrazione deve essere rilasciata di conseguenza alla voce "Registrazione" e non viene rilasciata automaticamente con la pubblicazione. Vedere il capitolo "Registrazione dei volontari aperta".

Definizione della registrazione

Per attivare la registrazione pubblica dell'evento, è necessario compilare tutti i campi della voce di menu Registrazione (attenzione: non dimenticare di salvare). Alla voce Registrazione è possibile definire il periodo di registrazione pubblica per l'evento e il modo in cui i volontari devono indicare la loro disponibilità (vedere anche Periodo di disponibilità). Tutte le informazioni necessarie per la registrazione dei gruppi si trovano alla voce Gruppi.

Impostazioni

Oltre alla disponibilità dei volontari, è possibile anche chiedere le priorità dei loro settori. Per poter essere visualizzati, i settori devono essere impostati su attivi e la registrazione pubblica deve essere attivata. Se necessario, è possibile registrarsi direttamente per le assegnazioni. A tal fine, è necessario creare gli incarichi corrispondenti con il modulo di registrazione dello scopo alla voce di menu "Incarichi". Questi incarichi devono essere completati da uno o più incarichi del tipo "Suddivisioni". (vedi la descrizione approfondita degli incarichi alla voce Compiti e incarichi).

La registrazione può essere visualizzata con "Simula registrazione" prima di essere rilasciata e mostra come appare dal punto di vista del volontario. Non appena tutto è corretto, si può attivare il pulsante "Attiva registrazione pubblica".

Periodo di disponibilità

Il periodo di disponibilità definisce le opzioni di registrazione per i volontari nel modulo di registrazione. A seconda del tipo di evento, può essere appropriato un diverso tipo di centro di disponibilità. Vedi informazioni più dettagliate sul periodo di disponibilità.

Link di registrazione

I link di registrazione consentono di creare link specifici per reparto o gruppo che possono essere utilizzati in aggiunta al link di registrazione generale. Quando ci si registra tramite un link di questo tipo, i volontari vengono assegnati al reparto o al gruppo corrispondente.

Requisiti

Nella scheda "Requisiti" è possibile inserire i requisiti e le informazioni da richiedere durante il processo di registrazione (ad esempio, la taglia della maglietta).

Il pulsante "Gestisci requisiti" consente di inserire requisiti e informazioni obbligatorie per il rispettivo reparto, che non sono obbligatorie per l'organizzatore dell'evento, ma sono rilevanti. Queste informazioni saranno richieste a tutti i volontari durante la registrazione. Le richieste di requisiti e informazioni possono essere fatte anche a livello di reparto. Tutti i requisiti memorizzati nell'evento sono elencati nella voce di menu "Panoramica dei requisiti" e, se necessario, possono essere modificati.

I settori sono il livello superiore della panoramica organizzativa. Ad essi possono essere assegnati delle suddivisioni dei settori, compiti e incarichi. Spetta all'organizzatore dell'evento decidere quale forma di organizzazione scegliere.

Inserimento dei reparti

Alla voce "Settori" è possibile creare un numero qualsiasi di reparti. È consigliabile inserire una descrizione per ogni reparto, in modo che i volontari sappiano di cosa si tratta. Per ogni settore è necessario inserire una sede, in modo che questa informazione compaia anche nell'agenda del volontario. Se lo si ritiene opportuno, si possono creare anche delle suddivisioni dei settori, da assegnare ai settori di sovraordinati. Attenzione: affinché un settore venga visualizzato nella registrazione, deve essere attivata la funzione "Registrazione pubblica possibile".

Una volta creato, ai reparti possono essere assegnati compiti, copiati e possono essere aggiunti requisiti specifici.

Distinzione tra compiti e incarichi

I compiti descrivono un'attività (ad esempio, il controllo degli ingressi) e sono assegnati ai reparti o ai sottoreparti. I compiti consentono di avere una migliore visione d'insieme delle attività in corso durante l'evento. Gli incarichi, invece, descrivono l'ora e il luogo di un'attività (ad esempio, Löwenplatz / lun 31.03. 08.30 - 11.30).

Compiti

I compiti fungono da descrizione dell'attività e sono collegati agli incarichi corrispondenti. La descrizione dell'incarico non viene visualizzata nel modulo di registrazione, ma appare sui turni di servizio non appena vengono rilasciati. Gli orari e i luoghi sono definiti tramite l'incarico associato. I compiti non sono obbligatori per la pianificazione degli incarichi, ma consentono all'organizzatore dell'evento di fornire descrizioni supplementari delle attività e una struttura chiara dell'evento.

Come per i settori, gli incarichi vengono creati sotto la voce "Incarichi" e, una volta creati, possono essere assegnati ai reparti, copiati e aggiungere requisiti specifici. Per i compiti ripetitivi, è consigliabile creare una rotazione e poi copiarla e adattarla a piacere. Il pulsante "Gestisci requisiti" può essere utilizzato per memorizzare i requisiti e le informazioni obbligatorie per il rispettivo compito, che non sono obbligatorie per l'organizzatore dell'evento, ma sono rilevanti. Queste informazioni saranno poi richieste a tutti i volontari al momento della registrazione.

Incarichi

Gli incarichi vengono creati sotto la voce "Incarichi". Per motivi di chiarezza, è consigliabile assegnare un nome specifico ai rispettivi incarichi. Gli incarichi possono essere assegnati a un settore, a un settore suddiviso o a un compito. Per ogni incarico è necessario inserire un luogo che indichi ai volontari dove si svolgerà l'incarico. Importante: il numero di volontari non è più un valore pianificato, ma il numero effettivo di volontari necessari per l'assegnazione.

Esistono due tipi diversi di assegnazioni: "modulo di registrazione" e "collocazione". Il tipo "modulo di registrazione" è destinato esclusivamente alla registrazione (bando di gara per le assegnazioni) e deve essere abbinato ad almeno un'assegnazione del tipo "incarico". Le registrazioni per dipartimenti e sottodipartimenti possono essere abbinate direttamente ad incarichi di tipo "Suddivisione". Vedi la descrizione approfondita dei tipi di incarico.

Volontari registrati 

La voce di menu "Registrazioni" elenca tutti i volontari registrati con la relativa data di registrazione. I dati di registrazione selezionati dal volontario (date e reparti con priorità) possono essere richiamati cliccando sul pulsante "Mostra dati di registrazione". Inoltre, il pulsante "Informazioni" può essere utilizzato per visualizzare tutte le informazioni rilevanti sul rispettivo volontario.

Comunicazione con i volontari

Tutti i volontari che si sono iscritti all'evento sono elencati alla voce "Iscrizioni". Facendo clic sul pulsante "Invia messaggio" sul lato destro dell'elenco, i singoli volontari possono essere contattati tramite un messaggio di sistema. I volontari riceveranno il messaggio sul loro profilo di volontario e via e-mail. Se si desidera contattare più volontari o tutti i volontari, è possibile selezionarli in alto a sinistra nell'elenco e scrivere loro. Vedi comunicazione

Gestione dell'interfaccia di assegnazione

I volontari che si sono registrati all'evento possono essere assegnati agli incarichi precedentemente creati di tipo "Assegnazione" nell'area "Assegnazioni".

Facendo clic su "Assegnazione", si apre l'interfaccia di assegnazione. Se necessario, è possibile visualizzare i volontari già assegnati e la disponibilità parziale dei volontari.

Nell'interfaccia appaiono quattro finestre con le seguenti funzioni:

• La struttura dell'evento è un'immagine dei reparti e dei compiti precedentemente memorizzati con le relative assegnazioni. Questi possono essere spostati all'interno e all'esterno a seconda delle esigenze.
• Facendo clic sul rispettivo livello della struttura dell'evento, nella finestra sottostante appaiono informazioni dettagliate sul rispettivo livello organizzativo.
• Tutti i volontari registrati per l'evento sono elencati sotto la voce "Incarichi". Essi sono elencati in base alla registrazione del loro reparto. La MQ (quota di corrispondenza) corrisponde al valore della corrispondenza tra un volontario e il rispettivo incarico in base alle informazioni fornite durante il processo di registrazione.
• Facendo clic sul volontario, tutte le informazioni rilevanti sul volontario appariranno nella finestra inferiore.

Assegnazione e assegnazione dei volontari

Il processo di assegnazione e approvazione si svolge in tre fasi:

1. Assegnazione

Selezionando il rispettivo reparto, appariranno i volontari che si sono registrati per quel reparto. Facendo clic sulle caselle dei rispettivi volontari, si attivano le funzioni "Aggiungi" e "Rimuovi". I volontari possono ora essere assegnati a un reparto, a un sottoreparto o a un compito. Un volontario può essere assegnato a più reparti, sottoreparti e compiti. Attenzione: l'assegnazione non è definitiva, ma serve come panoramica ed è un prerequisito per la seconda fase, l'assegnazione.

2. Suddivisione 

I volontari assegnati nella prima fase possono ora essere assegnati agli incarichi già creati. La piattaforma indica automaticamente chi non può partecipare a un incarico, chi è già impedito da un altro incarico e chi può essere assegnato a un incarico. I volontari a cui è già stato assegnato un incarico sono indicati tramite il pulsante info e nel campo informazioni sottostante. Una volta effettuata l'assegnazione, la finestra può essere chiusa. Il volontario non vede ancora i suoi incarichi dopo che sono stati assegnati.

3. Attivazione 

Per poter visualizzare gli incarichi assegnati nel proprio profilo, i volontari devono essere attivati. Alla voce di menu "Incarichi" viene visualizzato un elenco di tutti gli incarichi. Cliccando sul pulsante "Attiva incarichi", gli incarichi assegnati saranno accessibili al volontario sul suo profilo. Il volontario riceverà anche un messaggio di sistema sul suo profilo.

Prova delle misure di comunicazione effettuate

Dopo lo svolgimento dell'evento, l'organizzatore dell'evento deve caricare una prova corrispondente tramite "Impostazioni" alla voce "Misure di comunicazione" per le rispettive misure di comunicazione tramite "Gestione". Per le misure di comunicazione materiali come gli striscioni, è necessario memorizzare un'immagine corrispondente. Le misure di comunicazione che non possono essere documentate saranno addebitate all'organizzatore nella fattura.

Confermare ore di volontariato

Dopo lo svolgimento dell'evento, è necessario registrare le ore di lavoro di tutti i volontari. Tutte le ore calcolate per ogni volontario sulla base del programma sono memorizzate alla voce "Ore dei volontari". Queste possono essere confermate o modificate di conseguenza tramite "Modifica". Le ore devono essere inserite per tutti i volontari in base alle ore lavorate. 

Calcolo finale 

Una volta che la prova delle misure di comunicazione e le ore dei volontari sono state inserite per intero, Swiss Volunteers attiva la contabilità finale. I volontari assegnati e le misure di comunicazione realizzate saranno controllati e fatturati di conseguenza. Sarete informati via e-mail non appena la fattura finale sarà pronta.

Rimozione dei ruoli utente

L'amministratore di EO può amministrare i ruoli degli utenti nella propria organizzazione alla voce "Utenti" e rimuoverli se necessario. In particolare, nel caso di eventi ricorrenti o di più eventi gestiti contemporaneamente su Swiss Volunteers, l'amministratore di EO può gestire i ruoli utente dopo che l'evento è stato completato e rimuovere le persone che non hanno più bisogno di accedere all'evento come "amministratori dell'evento". In questo modo, queste persone vedranno solo i ruoli attualmente rilevanti nel loro profilo personale.

Inserire i gruppi

I gruppi consentono all'organizzatore dell'evento di rappresentare i club e le organizzazioni coinvolte nell'evento. Possono essere creati dall'organizzatore dell'evento tramite la voce di menu "Gruppi di assistenza" e le relative informazioni possono essere memorizzate. Il capogruppo assume il ruolo di amministratore del gruppo, mentre il capogruppo è responsabile del gruppo durante l'evento. In linea di principio, può anche trattarsi della stessa persona. Un gruppo può anche essere completato con i dati di pagamento e l'indirizzo, nel caso in cui l'associazione o l'organizzazione riceva una nota di credito per le ore lavorate dopo l'evento. 

Volontari reali e fittizi

La piattaforma distingue due tipi di volontari. I volontari reali sono persone che hanno un profilo di volontariato presso Swiss Volunteers, possono crearne uno e il cui impegno può essere assegnato a una persona specifica. I volontari fittizi sono persone i cui impegni non possono essere assegnati a persone specifiche. Ad esempio, un'organizzazione che mette a disposizione un certo numero di persone come volontari, ma non è chiaro quali persone svolgeranno effettivamente l'incarico.

Si consiglia di lavorare con volontari reali quando possibile. La combinazione di volontari reali e fittizi in un gruppo dipende dall'organizzatore dell'evento. È possibile per l'organizzatore del gruppo creare volontari fittizi.

Registrazione dei volontari per i gruppi

Per iscriversi a un gruppo, un volontario deve registrarsi tramite il link di registrazione specifico per il gruppo. Questo viene creato nella voce di menu "Registrazione" e inviato dall'organizzatore dell'evento al rispettivo responsabile del gruppo. Quest'ultimo a sua volta distribuisce il link ai potenziali aiutanti del club o dell'organizzazione. Per i gruppi, il modulo di registrazione corrisponde al modulo di registrazione generale, ma memorizza l'affiliazione al gruppo in background. I volontari possono anche essere aggiunti manualmente ai gruppi esistenti dall'organizzatore dell'evento. In questo caso, la funzione "Assegnazione del volontario al gruppo" deve essere utilizzata tramite "Volontari".

Modifica dei gruppi

I gruppi possono essere modificati in qualsiasi momento dopo la loro creazione. Inoltre, i volontari già registrati possono essere aggiunti o rimossi da un gruppo individualmente o collettivamente tramite la voce di menu "Volontari". In questo modo, anche dopo l'apertura, è possibile creare altri gruppi e popolarli con i volontari registrati. Il ruolo di "gestore del gruppo" può essere utilizzato per aprire e amministrare i rispettivi gruppi. I volontari possono anche essere rimossi da un gruppo.

Ogni gruppo deve essere confermato dal responsabile del gruppo non appena tutti i volontari si sono iscritti al gruppo.

Personalizzazione dei dati di accesso e del profilo

Alla voce "Il mio profilo" è possibile controllare e modificare in qualsiasi momento i propri dati personali. Qui potete anche modificare la vostra password in qualsiasi momento. In "Le mie risorse" potete memorizzare e modificare le informazioni più importanti sulle vostre competenze. Se avete dimenticato la password, potete reimpostarla in qualsiasi momento nella finestra di login utilizzando la funzione "Reimposta password".

Il login non funziona

Se avete problemi di accesso, contattate l'ufficio di Swiss Volunteers all'indirizzo .

Generale

Le misure di comunicazione a favore dei Volontari Svizzeri consentono all'organizzatore di ridurre il prezzo dell'importo base fino al 70%. Le misure devono essere selezionate in base alle specifiche al momento dell'ordine. Alle varie misure di comunicazione vengono assegnati dei punti; il massimo di 100 punti corrisponde a una riduzione del prezzo del 70%.

Gestione

Le misure di comunicazione di un evento possono essere visualizzate e gestite dall'amministratore dell'evento in qualsiasi momento tramite "Impostazioni" alla voce "Misure di comunicazione". Sono elencati i servizi da fornire e le misure di comunicazione che devono essere approvate da Swiss Volunteers. L'approvazione deve essere data prima della produzione/attuazione ed è obbligatoria. Le misure di comunicazione che non richiedono l'approvazione possono essere implementate direttamente. Tutte le informazioni pertinenti, gli esempi e i relativi download sono accessibili tramite il pulsante Info. Al termine di un evento, tutte le misure di comunicazione realizzate devono essere rese disponibili in quest'area caricandole per la contabilità finale.

Adeguamenti

Se le misure di comunicazione non possono essere attuate, ciò verrà registrato di conseguenza nella fattura finale e il prezzo ridotto al momento della registrazione dell'evento verrà successivamente addebitato dell'importo corrispondente. Se l'organizzatore desidera attuare altre o ulteriori misure di comunicazione, deve contattare l'ufficio tramite helpdesk@go.swissvolunteers.ch.

La comunicazione con i volontari prima, durante e dopo l'evento è essenziale per la loro fedeltà all'evento. La piattaforma Swiss Volunteers offre quindi diversi modi per comunicare direttamente con i volontari.

E-Mail 

Alla voce "Iscrizioni" e "Volontari", i volontari possono essere contattati individualmente o collettivamente via e-mail. In questo modo, possono essere informati prima dell'evento sulla pubblicazione dei piani di impiego o su informazioni specifiche. Si consiglia di mantenere un contatto regolare con i volontari nel periodo precedente l'evento.

SMS

Durante il processo di registrazione, è possibile attivare l'opzione SMS a un costo forfettario di CHF 40.00 e a un costo di CHF 0.05 per SMS. Ciò consente di inviare messaggi direttamente ai volontari selezionati. Ciò è particolarmente utile durante l'evento, quando i volontari selezionati devono ricevere informazioni specifiche. La funzione SMS può essere aggiunta all'ordine in un secondo momento: per farlo, l'organizzatore deve contattare l'ufficio di Swiss Volunteers all'indirizzo helpdesk@go.swissvolunteers.ch.